KSeF a płatności online krok po kroku od opłaconego zamówienia do faktury

Co KSeF zmienia w sprzedaży online

KSeF obejmuje podatników obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych etapami, zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Terminy dla Twojej firmy sprawdź w aktualnych komunikatach Ministerstwa Finansów, bo harmonogram bywał zmieniany. Z perspektywy sprzedaży online najważniejsze są trzy zmiany.

• Faktura powstaje w KSeF: za datę wystawienia uznaje się moment przesłania dokumentu do systemu, a KSeF nadaje mu numer identyfikujący.
• Faktura ma ustalony format: dane muszą pasować do schematu, więc błędny NIP albo brak wymaganego pola oznacza odrzucenie dokumentu.
• Nabywca odbiera fakturę z KSeF: dla kontrahenta firmowego PDF w mailu przestaje być dokumentem, a staje się co najwyżej wizualizacją.

Dla sprzedaży konsumentom zasady są inne: faktura dla osoby prywatnej nie musi trafiać do KSeF, a sprzedaż konsumencka opiera się często na ewidencji na kasie albo na zwolnieniu z niej, zależnie od warunków. Twój system musi więc rozpoznać, czy kupuje firma, czy konsument, zanim zdecyduje, co zrobić po płatności.

Czy wystawić fakturę przed płatnością, czy po niej

W handlu tradycyjnym faktura często wyprzedza płatność: kontrahent dostaje dokument z terminem zapłaty. W sprzedaży online kolejność zwykle jest odwrotna: klient płaci od razu, a faktura powstaje potem. To dobra kolejność dla KSeF, bo faktura powstaje dopiero wtedy, gdy wiadomo, że transakcja doszła do skutku.

• Faktura po opłaceniu nie wymaga korekt przy porzuconych koszykach i odrzuconych płatnościach.
• Płatność otrzymana przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi może wymagać faktury zaliczkowej, zależnie od sytuacji.
• Przy subskrypcji płatność z góry za okres rozliczeniowy wymaga ustalenia z księgowym, jaki moment powstania obowiązku podatkowego dotyczy Twojej usługi.
• Przy fakturze z przyciskiem zapłaty kolejność jest klasyczna: faktura w KSeF, potem płatność linkiem.

Ten ostatni przypadek jest częsty w usługach B2B. Faktura trafia do KSeF, a klient dostaje dodatkowo link do płatności, w którym płaci BLIK albo kartą, bez przepisywania numeru rachunku.

Faktura po opłaceniu zamówienia krok po kroku

Poniższy przepływ łączy sklep albo aplikację, dostawcę płatności i KSeF w jeden automatyczny proces. Każdy krok ma swój punkt kontrolny.

1. 01Klient składa zamówienie i podaje dane do faktury. Jeśli kupuje jako firma, pole NIP jest obowiązkowe, a jego poprawność sprawdzasz przed płatnością.
2. 02Twój system tworzy płatność u dostawcy z identyfikatorem zamówienia w metadanych i kluczem idempotencji.
3. 03Klient płaci BLIK, kartą albo przelewem. Dostawca przyjmuje środki.
4. 04Przychodzi webhook o udanej płatności. Weryfikujesz podpis i sprawdzasz, czy to zdarzenie nie było już obsłużone.
5. 05System buduje fakturę ustrukturyzowaną z danymi zamówienia i numerem z własnej serii.
6. 06Faktura trafia do KSeF. System czeka na potwierdzenie przyjęcia i zapisuje numer KSeF przy zamówieniu.
7. 07Klient dostaje potwierdzenie zakupu z wizualizacją faktury i numerem KSeF.

Krok czwarty jest kluczowy. Webhooki mogą przyjść więcej niż raz, a dwie faktury za jedną płatność to problem księgowy, który trudno odkręcić. Jak się przed tym zabezpieczyć, opisujemy we wpisie webhooki płatności.

Numeracja faktur w KSeF

KSeF nadaje swój numer, ale nie zwalnia z własnej numeracji. Numer nadany przez sprzedawcę musi być kolejny w ramach serii i jednoznacznie identyfikować fakturę. W sprzedaży online, gdzie faktury wystawia system, a nie człowiek, numer musi być zajmowany atomowo, żeby dwie równoległe płatności nie dostały tego samego numeru.

• Osobna seria dla każdego kanału albo marki, jeśli sprzedajesz pod kilkoma nazwami na jednym NIP.
• Licznik w bazie zajmowany w tej samej transakcji, w której zapisujesz fakturę.
• Nigdy numer wyliczony jako największy dotychczasowy plus jeden, bo przy równoległych zapisach powstaną duplikaty.

KSeF rozpoznaje duplikat po NIP sprzedawcy i numerze faktury, więc powtórzony numer oznacza odrzucenie dokumentu.

Gdy KSeF nie odpowiada albo odrzuca fakturę

Integracja z KSeF musi zakładać, że system bywa niedostępny, a dokument bywa odrzucony. Przepisy przewidują tryby pracy na wypadek niedostępności systemu, z obowiązkiem późniejszego przesłania faktur. Twoja aplikacja powinna rozróżniać trzy sytuacje.

• Chwilowy błąd połączenia: ponów wysyłkę po krótkim czasie, tym samym dokumentem.
• Odrzucenie z powodu błędu danych: zatrzymaj dokument, pokaż błąd w panelu i popraw dane, zanim wyślesz ponownie.
• Dłuższa niedostępność: działaj według trybu przewidzianego przepisami i wyślij dokumenty, gdy system wróci.

W każdym z tych przypadków płatność jest już przyjęta i nie powinna być cofana. Faktura czeka w kolejce, a panel pokazuje jej stan.

Uzgadnianie płatności z fakturami

Po wdrożeniu KSeF dział finansowy chce mieć pewność, że każda płatność ma fakturę, a każda faktura ma płatność. Przy kilkuset transakcjach miesięcznie ręczne porównywanie wyciągu z listą faktur zajmuje dni. Rozwiązaniem jest wspólny identyfikator: płatność, zamówienie i faktura mają ten sam klucz, a wypłata od dostawcy zawiera listę transakcji, z których się składa.

• Każda płatność ma identyfikator zamówienia w metadanych.
• Każda faktura ma identyfikator płatności i numer KSeF.
• Raport wypłaty od dostawcy pozwala przypisać przelew na rachunek do konkretnych płatności i prowizji.

W Oplac uzgadnianie wpłat jest częścią planu Skala, a faktury z wysyłką do KSeF są dostępne od planu Firma.

Zwroty płatności a faktury korygujące

Zwrot płatności online nie usuwa faktury z KSeF. Jeśli klient firmowy zwraca towar albo rezygnuje z usługi, a faktura już trafiła do systemu, dokumentem zmieniającym jest faktura korygująca, również wystawiana w KSeF i powiązana z fakturą pierwotną. Dlatego zwrot w systemie płatności i korekta w systemie fakturowym muszą być połączone tym samym identyfikatorem.

• Zwrot całkowity: korekta do zera, powiązana z numerem KSeF faktury pierwotnej.
• Zwrot częściowy: korekta pozycji albo kwoty, zgodna z kwotą zwrotu u dostawcy.
• Płatność nieudana albo anulowana przed wystawieniem faktury: brak dokumentu, brak korekty.

To kolejny powód, dla którego faktura po opłaceniu jest prostsza: odrzucone płatności nie zostawiają za sobą dokumentów do korygowania.

Jakie dane nabywcy zebrać przed płatnością

Faktura w KSeF wymaga poprawnych danych nabywcy, a po płatności trudno je uzupełnić, bo klient już zamknął stronę. Zbieraj je w formularzu zamówienia, zanim przekierujesz klienta do płatności.

• Przełącznik „kupuję jako firma”, który odsłania pole NIP.
• Sprawdzenie formatu NIP i sumy kontrolnej od razu w formularzu.
• Nazwa firmy i adres, najlepiej uzupełnione z rejestru po wpisaniu NIP.
• Adres e-mail do wysyłki wizualizacji faktury i potwierdzenia.

Dobre dane na wejściu oznaczają mniej odrzuceń w KSeF i mniej korekt na wyjściu.

Jak robi to Oplac

Oplac łączy płatność i fakturę w jednym przepływie. Moduł Invoices wystawia fakturę VAT po opłaceniu, nadaje numer z Twojej serii, wysyła dokument do KSeF i zapisuje numer KSeF przy płatności. Moduł Bill robi to samo dla każdego odnowienia subskrypcji. Płatność przyjmuje licencjonowany dostawca płatności, z którym masz umowę, a Oplac jest oprogramowaniem, które spina zdarzenie płatności z dokumentem. Pełny opis znajdziesz na stronie integracja KSeF z płatnościami, a przypomnienia o fakturach nieopłaconych opisuje strona faktury i przypomnienia.