Płatności dla biura rachunkowego, abonament klientów kartą i BLIK-iem z fakturą w KSeF
Oplac pobiera od klientów biura rachunkowego miesięczną opłatę za księgowość kartą albo BLIK-iem, wystawia fakturę VAT i wysyła ją do KSeF, a zaległym klientom sam przypomina o płatności z linkiem do zapłaty. Ty widzisz w jednym widoku, kto zapłacił za ten miesiąc, a kto zalega i od ilu dni.
Zaległe opłaty za księgowość zjadają czas biura
W typowym biurze rachunkowym opłata za usługi przychodzi przelewem po fakturze z 14-dniowym terminem. Część klientów płaci od razu, część po przypomnieniu, a kilku co miesiąc trzeba szukać telefonicznie. Księgowa, która powinna zamykać miesiąc, dopasowuje wpłaty z wyciągu do faktur i pisze maile z prośbą o zapłatę.
Kłopot rośnie w terminach podatkowych. Klient, który nie zapłacił za wrzesień, i tak oczekuje, że deklaracje za październik pójdą na czas, więc biuro pracuje dalej na kredyt. Rozmowa o pieniądzach z kimś, komu prowadzisz księgi od lat, jest niewygodna, więc wiele biur odkłada ją do momentu, gdy zaległość urośnie do kilku miesięcy.
Oplac przejmuje tę część pracy. Klient z kartą płaci automatycznie, klient płacący po fakturze dostaje link, który otwiera stronę płatności bez przepisywania numeru rachunku, a przypomnienia wychodzą z Twojej marki bez udziału księgowej.
Dwa sposoby rozliczania klientów biura rachunkowego
Klienci biura płacą różnie i nie trzeba ich przestawiać na jeden model. W jednym koncie Oplac możesz prowadzić oba sposoby i wybrać właściwy przy każdym kliencie.
- Abonament ze stałą kwotą. Dla klientów na ryczałcie albo z pakietem do określonej liczby dokumentów. Klient raz podaje kartę na stronie płatności, a moduł Bill, nasz system billingowy, pobiera opłatę w tym samym dniu każdego miesiąca. Po udanej płatności powstaje faktura VAT z adnotacją, że jest opłacona, i trafia do KSeF.
- Faktura z linkiem do płatności. Dla klientów, u których kwota zależy od liczby dokumentów, pracowników albo dodatkowych czynności. Wystawiasz fakturę po zamknięciu miesiąca, a moduł Invoices dopisuje do niej link i kod QR. Klient płaci BLIK-iem, kartą albo szybkim przelewem w chwili, gdy otworzy maila.
Przy zmianie pakietu w trakcie miesiąca Bill liczy proporcjonalną dopłatę albo obniżkę, a kupon pozwala dać nowemu klientowi niższą cenę przez pierwsze miesiące współpracy. Szczegóły obu modeli opisujemy we wpisie faktury cykliczne z automatyczną płatnością.
Przelew po fakturze, program do fakturowania z linkiem i Oplac
Automatyczne pobranie opłaty co miesiąc
- Faktura z numerem rachunku
- nie
- Program do faktur z przyciskiem płatności
- zwykle nie, klient klika za każdym razem
- Oplac dla biura rachunkowego
- tak, kartą w module Bill
BLIK, karta, szybki przelew
- Faktura z numerem rachunku
- tylko przelew
- Program do faktur z przyciskiem płatności
- zależy od podpiętego operatora
- Oplac dla biura rachunkowego
- tak, na jednej stronie płatności
Faktura w KSeF po wpłacie
- Faktura z numerem rachunku
- ręcznie
- Program do faktur z przyciskiem płatności
- zależy od programu
- Oplac dla biura rachunkowego
- tak, z numerem KSeF przy płatności
Przypomnienia przed i po terminie
- Faktura z numerem rachunku
- ręcznie
- Program do faktur z przyciskiem płatności
- często jedno przypomnienie
- Oplac dla biura rachunkowego
- harmonogram kroków, który ustawiasz sam
Ponowienie nieudanego obciążenia karty
- Faktura z numerem rachunku
- nie dotyczy
- Program do faktur z przyciskiem płatności
- nie
- Oplac dla biura rachunkowego
- tak, w module Recover
Widok zaległości z wiekowaniem
- Faktura z numerem rachunku
- arkusz
- Program do faktur z przyciskiem płatności
- lista nieopłaconych faktur
- Oplac dla biura rachunkowego
- przedziały 7, 30, 60 i ponad 60 dni
Portal, w którym klient pobiera faktury
- Faktura z numerem rachunku
- nie
- Program do faktur z przyciskiem płatności
- czasem
- Oplac dla biura rachunkowego
- tak, bez zakładania hasła
Uczciwie: jeśli Twoje biuro ma kilkunastu klientów, którzy płacą terminowo, a program księgowy już wysyła faktury z przyciskiem płatności, osobne narzędzie niewiele doda. Oplac ma sens, gdy klientów jest kilkudziesięciu, zaległości wracają co miesiąc albo chcesz przestawić część klientów na automatyczne obciążenie karty.
Jak uruchomić płatności za usługi księgowe w Oplac
- 01Zakładasz konto Oplac i podpinasz dostawcę płatności, który weryfikuje biuro i wypłaca środki na rachunek firmowy. Wdrożenie przez nasz zespół jest w cenie planu.
- 02Dodajesz klientów z NIP-em i adresem e-mail, a przy każdym wybierasz abonament ze stałą kwotą albo fakturę z linkiem.
- 03Klientom abonamentowym wysyłasz link do pierwszej płatności. Na stronie płatności klient zgadza się na kolejne obciążenia i podaje kartę.
- 04Ustawiasz harmonogram przypomnień dla faktur z terminem, na przykład 3 dni przed terminem, w dniu terminu i 7 dni po nim, każde z linkiem do zapłaty.
- 05Po każdej wpłacie faktura dostaje status opłaconej i trafia do KSeF, a Ty widzisz to w panelu i w zestawieniu do własnej księgowości.
- 06Gdy obciążenie karty się nie uda, Recover ponawia próbę w innej porze i wysyła klientowi e-mail z linkiem do portalu, w którym podaje nową kartę.
Przypomnienia piszesz swoim tonem. Dobrze sprawdza się spokojna forma z kwotą, numerem faktury i jednym przyciskiem, bez straszenia odsetkami w pierwszej wiadomości. Jak ułożyć kolejne kroki, pokazujemy na stronie automatyczne przypomnienie o płatności faktury.
Faktury za usługi księgowe w KSeF bez ręcznej wysyłki
Od 2026 roku faktury między firmami idą przez KSeF, więc biuro wystawia w nim także faktury za własne usługi. W Oplac faktura za opłacony okres powstaje automatycznie z Twoją serią numerów, a moduł wysyła ją do KSeF i zapisuje przy płatności numer nadany przez system. Klient widzi fakturę w KSeF i dodatkowo dostaje PDF w portalu klienta.
Przy fakturach z terminem link do płatności może trafić do pól płatności e-faktury, co opisujemy na stronie link do płatności KSeF. Pełny opis połączenia płatności z KSeF jest na stronie integracja KSeF z płatnościami. Jeśli biuro ma własny program do obsługi klientów, statusy faktur i wpłat odbiera przez API opisane w dokumentacji.
Dla jakich biur rachunkowych są płatności Oplac
- Biura z kilkudziesięcioma klientami na ryczałcie i KPiR, gdzie większość opłat ma stałą kwotę i da się je pobierać kartą co miesiąc.
- Biura prowadzące pełną księgowość, w których kwota zależy od liczby dokumentów, więc lepiej działa faktura z linkiem i przypomnieniami.
- Biura z działem kadr i płac, które doliczają opłatę za każdego pracownika klienta i chcą mieć proporcjonalną zmianę kwoty przy zatrudnieniu nowej osoby.
- Księgowe prowadzące jednoosobową działalność, które nie chcą prosić klientów o zapłatę telefonicznie.
- Doradcy podatkowi, którzy pobierają zaliczkę przed sporządzeniem zeznania rocznego albo opinii, przez link do płatności z terminem ważności.
Płatności dla biura rachunkowego w cenniku Oplac
Start
- Cena netto
- 199 zł/mies. (99 zł/mies. rocznie)
- Co dostaje biuro rachunkowe
- linki do płatności z BLIK i kartą, portal klienta, obrót do 50 000 zł
Firma
- Cena netto
- 299 zł/mies. (149 zł/mies. rocznie)
- Co dostaje biuro rachunkowe
- Start plus abonamenty w Bill, faktury VAT i KSeF, faktury z linkiem i przypomnieniami, ponowienia z e-mailem, obrót do 250 000 zł
Skala
- Cena netto
- 999 zł/mies. (499 zł/mies. rocznie)
- Co dostaje biuro rachunkowe
- Firma plus link BLIK do dopłaty, uzgadnianie przelewów z wyciągu z fakturami, obrót do 1 500 000 zł
Dla większości biur właściwy jest plan Firma. Biuro, które ma 60 klientów po 500 zł, obraca 30 000 zł miesięcznie, więc mieści się w limicie z dużym zapasem. Opłaty transakcyjne pobiera dostawca płatności według swojego cennika, a Oplac nie dolicza prowizji od wpłat. Wszystkie plany porównujemy w cenniku.
Najczęstsze pytania
Wszystkie pytaniaCzy biuro rachunkowe może pobierać opłatę za usługi kartą co miesiąc?
Tak. Klient raz podaje kartę na stronie płatności i zgadza się na kolejne obciążenia, a moduł Bill pobiera opłatę w ustalonym dniu każdego miesiąca. Po wpłacie powstaje faktura VAT. Klient może zmienić kartę albo zrezygnować w portalu klienta.
Co zrobić, gdy klient biura rachunkowego nie płaci za usługi?
Najpierw sprawdź, czy faktura do niego dotarła, i wyślij przypomnienie z linkiem do płatności. Potem wezwanie do zapłaty z terminem, a przy dłuższej zaległości rozmowa o zawieszeniu usług zgodnie z umową. W Oplac pierwsze kroki wychodzą automatycznie według harmonogramu.
Czy faktury za usługi księgowe z Oplac trafiają do KSeF?
Tak, w planie Firma. Faktura za opłacony okres albo faktura z terminem powstaje z Twoją serią numerów i trafia do KSeF, a numer nadany przez system widzisz przy płatności. Klient dostaje też PDF w portalu klienta.
Ile kosztują płatności online dla biura rachunkowego?
W Oplac od 299 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Firma, który obejmuje abonamenty, faktury w KSeF i przypomnienia, albo 149 zł miesięcznie przy płatności rocznej. Do tego dochodzą prowizje dostawcy płatności za BLIK i karty według jego cennika.
Czy klient biura może zapłacić BLIK-iem za fakturę?
Tak. Faktura z modułu Invoices ma link i kod QR do strony płatności, na której klient wybiera BLIK, kartę albo szybki przelew. Po wpłacie faktura sama zmienia status na opłaconą, bez dopasowywania przelewu z wyciągu.
Czy biuro musi zmieniać program księgowy?
Nie. Oplac obsługuje płatności i faktury za usługi samego biura, a księgi klientów prowadzisz dalej w swoim programie. Zestawienie wpłat i faktur pobierasz z panelu, a zmiany statusów możesz odbierać webhookiem.
Opłaty za księgowość przychodzą same
Załóż konto i wyślij pierwszemu klientowi link do abonamentu w trybie testowym. Zobaczysz dokładnie to, co zobaczy klient.