Płatności online za szkolenia i opłata za szkolenie z fakturą VAT w KSeF
Oplac pozwala firmie szkoleniowej pobierać opłatę za szkolenie z góry, zanim uczestnik usiądzie na sali. Każdy termin dostaje link do płatności z kwotą i datą ważności, uczestnik albo jego pracodawca płaci BLIK-iem, kartą lub szybkim przelewem, podaje NIP, a faktura VAT powstaje po wpłacie i trafia do KSeF. Ty widzisz w panelu listę opłaconych miejsc na każdy termin, bez porównywania wyciągu z arkuszem zapisów.
Zapis bez płatności to miejsce, którego nikt nie zajmie
Firma szkoleniowa zwykle zbiera zapisy formularzem, a płatność zostawia na później. Uczestnik wysyła zgłoszenie, dostaje fakturę proforma z terminem siedmiu dni, a dział księgowości jego pracodawcy płaci ją wtedy, kiedy przyjdzie kolej. Tydzień przed szkoleniem połowa listy jest opłacona, druga połowa ma status „zgłoszony”, a Ty rezerwujesz salę, trenera i catering dla wszystkich.
Potem zaczyna się praca, za którą nikt nie płaci. Ktoś porównuje wyciąg z arkuszem i szuka przelewu z tytułem „szkolenie Excel Kowalska”, wysyła przypomnienia i dzwoni do firm, które obiecały zapłacić po szkoleniu. Uczestnik, który nie zapłacił, częściej nie przychodzi, a jego miejsce mogła zająć osoba z listy rezerwowej.
Płatność online przy zapisie odwraca tę kolejność. Miejsce jest potwierdzone, kiedy wpłata ma status „opłacona”, faktura wychodzi automatycznie, a Ty planujesz szkolenie na podstawie pieniędzy na koncie, a nie deklaracji.
Jak pobrać każdy rodzaj opłaty za szkolenie
Jedno konto Oplac obsługuje wszystkie formy płatności, jakie ma typowa firma szkoleniowa.
- Szkolenie otwarte na konkretny termin. Osobny link do płatności dla każdego terminu z datą ważności kilka dni przed szkoleniem. Kiedy link wygaśnie, wiesz, kto nie potwierdził udziału, i możesz zaproponować miejsce komuś z listy rezerwowej.
- Szkolenie online i webinar. Link w mailu z zaproszeniem, a dostęp do pokoju wysyłasz po wpłacie. Jeśli Twoja platforma tworzy konta uczestnikom, może odbierać statusy wpłat webhookiem i nadawać dostęp sama.
- Szkolenie zamknięte dla firmy. Jedna płatność za całą grupę na podstawie oferty. Link wysyłasz razem z ofertą, a firma płaci przelewem albo kartą firmową i podaje NIP do faktury.
- Zaliczka i dopłata przy kursach kilkudniowych. Pierwszy link na zaliczkę przy zapisie, drugi na resztę kwoty przed rozpoczęciem. Opis zaliczek i dopłat znajdziesz na stronie płatności za rezerwacje online.
- Cykl szkoleń albo kurs w ratach miesięcznych. Uczestnik płaci pierwszy raz kartą i zgadza się na kolejne obciążenia, a następne raty pobierają się same w planie Firma. Mechanizm opisujemy na stronie płatności cykliczne.
- Nagrane szkolenia i kursy wideo. Sprzedaż nagrań bez sklepu opisujemy na stronie sprzedaż produktów cyfrowych.
Proforma i przelew, platforma szkoleniowa czy Oplac
Płatność przed szkoleniem
- Faktura proforma i przelew
- zależy od firmy uczestnika
- Platforma do zarządzania szkoleniami
- tak
- Oplac z linkiem do płatności
- tak, miejsce potwierdza wpłata
BLIK, karta i szybki przelew
- Faktura proforma i przelew
- tylko przelew
- Platforma do zarządzania szkoleniami
- zwykle tak
- Oplac z linkiem do płatności
- tak, na jednej stronie płatności
Faktura VAT po wpłacie i KSeF
- Faktura proforma i przelew
- ręcznie w programie do faktur
- Platforma do zarządzania szkoleniami
- zależy od platformy
- Oplac z linkiem do płatności
- tak, w planie Firma
Dopasowanie wpłaty do uczestnika
- Faktura proforma i przelew
- ręcznie po tytule przelewu
- Platforma do zarządzania szkoleniami
- automatycznie
- Oplac z linkiem do płatności
- automatycznie po opisie w linku
Zapisy, listy obecności, certyfikaty
- Faktura proforma i przelew
- arkusz
- Platforma do zarządzania szkoleniami
- tak
- Oplac z linkiem do płatności
- nie, Oplac obsługuje płatności
Zwrot przy rezygnacji
- Faktura proforma i przelew
- osobny przelew, trzeba znać rachunek
- Platforma do zarządzania szkoleniami
- zależy od platformy
- Oplac z linkiem do płatności
- z panelu na metodę płatności uczestnika
Koszt miesięczny
- Faktura proforma i przelew
- brak abonamentu, czas zespołu
- Platforma do zarządzania szkoleniami
- zwykle abonament albo opłata od uczestnika
- Oplac z linkiem do płatności
- od 199 zł netto + 23% VAT plus prowizja dostawcy płatności
Uczciwie: jeśli potrzebujesz zapisów z limitem miejsc, list obecności, ankiet i certyfikatów w jednym narzędziu, wybierz platformę do zarządzania szkoleniami. Oplac jest dla firmy, która ma już formularz zapisu na stronie, w CRM albo w arkuszu i chce, żeby płatność i faktura działały same. Jeśli Twój system zapisów ma API, łączysz go z Oplac przez webhooki.
Jak uruchomić płatności online za szkolenia krok po kroku
- 01Zakładasz konto Oplac i podpinasz dostawcę płatności, który weryfikuje firmę szkoleniową i wypłaca środki na jej rachunek. Wdrożenie przez nasz zespół jest w cenie planu.
- 02Ustawiasz nazwę firmy i logo na stronie płatności, żeby uczestnik i księgowość jego pracodawcy widzieli, komu płacą.
- 03Tworzysz link dla każdego terminu z kwotą brutto, nazwą szkolenia w opisie i datą ważności.
- 04Wstawiasz link w mail potwierdzający zapis, na stronę szkolenia i do oferty dla firm. Uczestnik, który kupuje jako firma, podaje NIP na stronie płatności.
- 05Po wpłacie uczestnik dostaje potwierdzenie, a Ty powiadomienie. W planie Firma faktura VAT powstaje z Twoją serią numerów i trafia do KSeF.
- 06Przed szkoleniem filtrujesz wpłaty po terminie i widzisz, ile miejsc jest opłaconych. Rezygnację rozliczasz zwrotem z panelu według swojego regulaminu.
Firma, która zapisuje uczestników przez własny formularz albo CRM, może tworzyć linki automatycznie przez API i odbierać statusy webhookiem. Opis znajdziesz w dokumentacji API.
Faktura za szkolenie po płatności online i KSeF
Większość szkoleń kupują firmy, które potrzebują faktury VAT na swój NIP. W planie Firma faktura powstaje po wpłacie, z danymi nabywcy podanymi na stronie płatności, w Twojej serii numerów, i trafia do KSeF. Numer nadany przez system widzisz przy płatności, a nabywca odbiera fakturę w KSeF. Jak link do płatności łączy się z e-fakturą, opisujemy na stronie integracja KSeF z płatnościami.
Firmy, które przed zapłatą potrzebują proformy do zatwierdzenia w swoim obiegu dokumentów, dostają ją z osobnej serii, a link do płatności wysyłasz razem z nią. Proforma nie trafia do KSeF, faktura po wpłacie tak.
Stawkę VAT ustal z księgowym. Szkolenia finansowane w co najmniej 70 procentach ze środków publicznych korzystają ze zwolnienia z VAT, a szkolenia otwarte kupowane z budżetu firmy zwykle mają stawkę 23 procent. Uczestnik indywidualny, który płaci prywatnie, może wymagać paragonu z kasy fiskalnej, chyba że Twoja usługa korzysta ze zwolnienia przy zapłacie przez rachunek.
Dla jakich firm szkoleniowych są płatności online za szkolenia
- Firmy szkoleniowe ze szkoleniami otwartymi, które co miesiąc uruchamiają kilka terminów i chcą wiedzieć, ile miejsc jest opłaconych, zanim zamówią salę.
- Trenerzy i eksperci prowadzący jednoosobową działalność, którzy sprzedają szkolenia online i warsztaty firmom i potrzebują faktury w KSeF bez osobnego programu.
- Centra szkoleniowe i szkoły zawodowe dla dorosłych, które prowadzą kursy kilkudniowe z zaliczką i ratami.
- Biura rachunkowe i kancelarie prowadzące szkolenia dla klientów, na przykład z KSeF albo zmian w przepisach, opisane też na stronach płatności dla biura rachunkowego i płatności online dla kancelarii.
- Organizatorzy konferencji i kongresów branżowych, którzy zbierają opłaty rejestracyjne od uczestników i firm.
Szkoła, w której płacą rodzice za zajęcia dzieci, znajdzie opis we wpisie płatności za zajęcia dla dzieci.
Płatności online za szkolenia w cenniku Oplac
Start
- Cena netto
- 199 zł/mies. (99 zł/mies. rocznie)
- Co dostaje firma szkoleniowa
- linki do płatności za każdy termin, BLIK, karta i Apple Pay, portal klienta, obrót do 50 000 zł
Firma
- Cena netto
- 299 zł/mies. (149 zł/mies. rocznie)
- Co dostaje firma szkoleniowa
- Start plus faktury VAT i KSeF po wpłacie, raty z karty w Bill, przypomnienia e-mail, obrót do 250 000 zł
Skala
- Cena netto
- 999 zł/mies. (499 zł/mies. rocznie)
- Co dostaje firma szkoleniowa
- Firma plus pełne ponawianie nieudanych płatności, uzgadnianie wpłat, MRR i churn, obrót do 1 500 000 zł
Trenerowi, który sprzedaje kilka szkoleń miesięcznie osobom prywatnym, wystarczy plan Start. Firma szkoleniowa, która sprzedaje głównie firmom i potrzebuje faktur w KSeF, wybiera plan Firma. Opłaty transakcyjne pobiera dostawca płatności według swojego cennika, a Oplac nie dolicza prowizji od wpłat. Wszystkie plany porównujemy w cenniku.
Najczęstsze pytania
Wszystkie pytaniaJak przyjmować płatności za szkolenia online?
Utwórz link do płatności dla każdego terminu z kwotą, nazwą szkolenia i datą ważności, a potem wstaw go w mail potwierdzający zapis i na stronę szkolenia. Uczestnik płaci BLIK-iem, kartą albo szybkim przelewem, a status widzisz od razu w panelu. Firma kupująca szkolenie podaje NIP i dostaje fakturę VAT po wpłacie.
Czy można zapłacić za szkolenie BLIK-iem?
Tak. Uczestnik otwiera link do płatności na telefonie, wybiera BLIK, wpisuje kod z aplikacji banku i potwierdza kwotę. Płatność trwa kilkanaście sekund, a wpłata od razu ma status opłaconej. Ten sam link przyjmuje kartę, Apple Pay, Google Pay i szybki przelew, więc uczestnik wybiera wygodną metodę.
Kiedy wystawić fakturę za szkolenie?
Najprościej po wpłacie, bo wtedy faktura dokumentuje otrzymaną zapłatę i nie trzeba pilnować jej rozliczenia. W planie Firma Oplac wystawia fakturę automatycznie po opłaceniu linku, z danymi nabywcy podanymi przy płatności, i wysyła ją do KSeF. Firmy, które przed zapłatą potrzebują dokumentu, dostają proformę.
Czy szkolenia są zwolnione z VAT?
Nie wszystkie. Ze zwolnienia korzystają między innymi usługi kształcenia zawodowego finansowane w co najmniej 70 procentach ze środków publicznych oraz usługi podmiotów z akredytacją w systemie oświaty. Szkolenie otwarte kupione przez firmę z własnego budżetu ma zwykle stawkę 23 procent. Stawkę dla swojej oferty ustal z księgowym.
Co zrobić, gdy uczestnik zrezygnuje ze szkolenia?
Zasady zwrotu opisz w regulaminie szkoleń, na przykład pełny zwrot do 14 dni przed terminem i brak zwrotu po tym czasie. W Oplac zwrot zlecasz z panelu jednym kliknięciem, pieniądze wracają na kartę albo rachunek, z którego przyszła wpłata, a do faktury wystawiasz korektę.
Ile kosztują płatności online za szkolenia?
W Oplac od 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Start albo 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej. Plan Firma z fakturami w KSeF i ratami z karty kosztuje 299 zł netto + 23% VAT. Do tego dochodzą prowizje dostawcy płatności za BLIK, karty i przelewy według jego cennika, a Oplac nie bierze procentu od wpłat.
Miejsce na szkoleniu potwierdzone wpłatą, nie deklaracją
Załóż konto i utwórz pierwszy link do szkolenia w trybie testowym. Zobaczysz dokładnie tę stronę płatności, którą zobaczy uczestnik i księgowość jego firmy.