Płatności za konferencję online i opłata konferencyjna z fakturą VAT w KSeF

Rejestracja to jeszcze nie uczestnik

Organizator konferencji branżowej zbiera zgłoszenia formularzem, a płatność zostawia na później. Firma wysyła zgłoszenie trzech osób, dostaje proformę z terminem czternastu dni, a dział księgowości płaci ją po zatwierdzeniu przez kierownika. Na dwa tygodnie przed wydarzeniem organizator ma trzysta zgłoszeń i sto osiemdziesiąt wpłat, a catering, salę i materiały zamawia na podstawie zgłoszeń.

Rozliczenie tego zajmuje więcej czasu niż organizacja programu. Przelew przychodzi z tytułem „konferencja”, bez nazwisk, od firmy, która zgłaszała dwie osoby, a zapłaciła za trzy. Ktoś musi dopasować wpłatę do zgłoszenia, wystawić fakturę końcową, wysłać ją do KSeF i odpisać na pytanie, czy faktura już poszła. Uczestnik, który nie zapłacił, częściej nie przychodzi, a jego miejsce mogła zająć osoba z listy rezerwowej.

Płatność online od razu po rejestracji zmienia kolejność. Kwota i opis są w linku, więc wpłata sama przypisuje się do zgłoszenia, faktura powstaje po zapłacie, a liczba opłaconych miejsc jest liczbą, na podstawie której zamawiasz catering.

Proforma, system biletowy czy link do płatności

Uczciwie: jeśli sprzedajesz kilka tysięcy biletów osobom prywatnym i potrzebujesz identyfikatorów, skanowania biletów przy wejściu i aplikacji z agendą, system biletowy jest lepszym wyborem. Link do płatności opłaca się organizatorowi konferencji, na którą zapisują się głównie firmy, bilet kosztuje kilkaset albo kilka tysięcy złotych i opłata od każdego biletu w systemie biletowym robi się wyższa niż stały abonament.

Early bird, cena regularna i opłata za zgłoszenie grupowe

Każdą pulę cenową obsługujesz osobnym linkiem do płatności. Link early bird ma datę ważności równą końcowi promocji, więc po tym dniu przestaje przyjmować wpłaty i nie musisz pilnować, kto zapłacił za późno. Link z ceną regularną działa do zamknięcia rejestracji. Uczestnik, który zarejestrował się w promocji, ale nie zapłacił na czas, dostaje link z nową ceną, a Ty masz to zapisane w panelu, a nie w mailach.

Zgłoszenia grupowe to zwykle największa część przychodu konferencji branżowej. Firma, która wysyła pięć osób, płaci jedną kwotą za całą grupę, a w opisie płatności ma nazwiska uczestników albo numer zgłoszenia. Jeśli dajesz rabat od trzeciej osoby, tworzysz dla tej firmy osobny link do płatności z kwotą po rabacie i wysyłasz go razem z potwierdzeniem zgłoszenia.

Te same linki działają dla wystawców i sponsorów. Pakiet sponsorski za kilkanaście tysięcy złotych firma zwykle płaci przelewem na podstawie faktury, ale z linkiem w mailu może to zrobić od razu, a Ty nie czekasz na wpłatę do ostatniego tygodnia. Jak przyjąć zapłatę za fakturę BLIK-iem albo kartą, opisujemy na stronie płatność BLIK za fakturę.

Płatności za konferencję krok po kroku

1. 01Załóż konto i podepnij dostawcę płatności. Dostawca weryfikuje organizatora i wypłaca środki na jego rachunek. Wdrożenie przez nasz zespół jest w cenie planu.
2. 02Ustaw nazwę i logo na stronie płatności. Uczestnik i księgowość jego firmy mają widzieć nazwę konferencji i organizatora, a nie nieznany adres.
3. 03Utwórz link dla każdej puli cenowej. Kwota brutto, nazwa konferencji i pula w opisie, data ważności równa końcowi puli.
4. 04Wstaw link w mail po rejestracji. Formularz rejestracji zostaje taki, jaki masz, a link wysyłasz w potwierdzeniu zgłoszenia. Jeśli Twój formularz ma API, link może powstawać automatycznie dla każdego zgłoszenia.
5. 05Faktura po wpłacie. Uczestnik, który kupuje jako firma, podaje NIP na stronie płatności. W planie Firma faktura powstaje z Twoją serią numerów i trafia do KSeF, więc nikt nie wystawia jej ręcznie.
6. 06Lista opłaconych przed zamówieniem cateringu. Filtrujesz wpłaty po puli i dacie i widzisz, ile miejsc jest opłaconych. Na tej liczbie opierasz zamówienia u dostawców.

Faktura za udział w konferencji i VAT

Uczestnik konferencji branżowej to najczęściej firma, która potrzebuje faktury VAT na swój NIP. Przy usłudze wstępu na konferencję dla firmy miejscem świadczenia jest miejsce, w którym wydarzenie faktycznie się odbywa. Konferencja w Polsce to więc polski VAT także dla uczestnika z firmy zagranicznej, a nie odwrotne obciążenie. Stawka zwykle wynosi 23 procent, ale konferencja szkoleniowa finansowana ze środków publicznych może korzystać ze zwolnienia, więc stawkę dla swojego wydarzenia ustal z księgowym.

Od wejścia obowiązkowego KSeF faktura dla firmy musi trafić do systemu. Najmniej pracy jest wtedy, gdy powstaje automatycznie po wpłacie z danymi, które nabywca podał przy płatności. Jak to działa w Oplac, opisujemy na stronie integracja KSeF z płatnościami. Firmy, które przed zapłatą muszą zatwierdzić dokument w swoim obiegu, dostają proformę, a fakturę końcową po wpłacie.

Uczestnik indywidualny, który płaci prywatnie, nie potrzebuje faktury, ale sprzedaż osobie prywatnej co do zasady rejestrujesz na kasie fiskalnej, chyba że Twoja usługa korzysta ze zwolnienia przy zapłacie przez rachunek. Oplac daje listę wpłat z datą, kwotą i opisem, a sposób ewidencji ustalasz z księgowym.

Rezygnacja z udziału i zwrot opłaty konferencyjnej

Zasady zwrotu zapisz w regulaminie konferencji, zanim ruszy rejestracja. Typowy układ to pełny zwrot do 30 dni przed wydarzeniem, połowa kwoty do 14 dni przed i brak zwrotu później, z możliwością zgłoszenia innej osoby z tej samej firmy w zamian. Zmiana uczestnika nie wymaga zwrotu, wystarczy zmiana nazwiska na liście.

Zwrot zlecasz w panelu przy konkretnej wpłacie. Pieniądze wracają na kartę albo rachunek, z którego przyszła zapłata, więc nie prosisz uczestnika o numer konta. Do faktury wystawiasz fakturę korygującą, która w planie Firma też trafia do KSeF.

Ile kosztuje przyjmowanie płatności za konferencję

W Oplac płacisz stały abonament: plan Start za 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT (99 zł przy płatności rocznej) z linkami, BLIK-iem, kartą i Apple Pay, albo plan Firma za 299 zł netto + 23% VAT (149 zł rocznie) z fakturami VAT i KSeF po wpłacie. Do tego dochodzą prowizje dostawcy płatności za BLIK, karty i przelewy według jego cennika. Oplac nie bierze procentu od biletów.

Przy konferencji z biletem za 900 zł i dwustoma uczestnikami różnica między stałym abonamentem a opłatą od każdego biletu bywa liczona w tysiącach złotych. Wszystkie plany porównujemy w cenniku.

Dla jakich organizatorów to ma sens

• Firmy szkoleniowe i konferencyjne, które łączą konferencje z cyklem szkoleń. Opłaty za szkolenia otwarte i kursy opisujemy na stronie płatności online za szkolenia.
• Stowarzyszenia i izby branżowe, które organizują kongres raz w roku i zbierają opłaty głównie od firm członkowskich.
• Agencje eventowe, które prowadzą rejestrację na zlecenie klienta i rozliczają uczestników w jego imieniu.
• Organizatorzy wydarzeń wyjazdowych, którzy zbierają zaliczkę przy zgłoszeniu i dopłatę przed wyjazdem. Jeśli dopiero szukasz miejsca, porównaj ofertę wynajmu sali konferencyjnej z noclegami i cateringiem, a zaliczki i dopłaty opisujemy na stronie płatności za rezerwacje online.

Jak zapłacić za konferencję online?

Uczestnik po rejestracji dostaje mail z linkiem do płatności, otwiera go na telefonie albo komputerze i wybiera BLIK, kartę, Apple Pay albo szybki przelew. Jeśli kupuje jako firma, podaje NIP do faktury. Płatność trwa kilkanaście sekund, a organizator od razu widzi wpłatę ze statusem opłaconej.

Czy opłata konferencyjna podlega VAT?

Tak, co do zasady. Wstęp na konferencję dla firmy opodatkowuje się w kraju, w którym wydarzenie się odbywa, więc konferencja w Polsce to polski VAT, zwykle 23 procent. Konferencje szkoleniowe finansowane ze środków publicznych mogą korzystać ze zwolnienia. Stawkę dla swojego wydarzenia ustal z księgowym.

Kiedy wystawić fakturę za udział w konferencji?

Najprościej po otrzymaniu zapłaty, bo faktura dokumentuje wtedy zapłaconą kwotę i nie trzeba pilnować rozliczenia. W planie Firma Oplac wystawia ją automatycznie po wpłacie z danymi nabywcy z płatności i wysyła do KSeF. Firmom, które płacą dopiero po zatwierdzeniu dokumentu, wysyłasz wcześniej proformę.

Jak obsłużyć ceny early bird przy płatności online?

Utwórz osobny link do płatności dla ceny promocyjnej z datą ważności równą końcowi promocji. Po tym dniu link przestaje przyjmować wpłaty, więc nikt nie zapłaci ceny promocyjnej po terminie. Uczestnikom, którzy nie zdążyli, wysyłasz link z ceną regularną.

Czy firma może zapłacić jednym przelewem za kilku uczestników?

Tak. Dla zgłoszenia grupowego tworzysz jeden link z kwotą za całą grupę, a w opisie płatności wpisujesz numer zgłoszenia albo nazwiska uczestników. Firma płaci jedną transakcją i dostaje jedną fakturę na wszystkie osoby.