Płatności dla firmy sprzątającej z abonamentem za sprzątanie biur i fakturą w KSeF
Oplac to oprogramowanie do płatności dla firmy sprzątającej, które łączy miesięczny abonament z karty klienta z opłatami za pojedyncze zlecenia przez link. W planie Firma moduł Bill pobiera abonament za sprzątanie biura lub klatki po zgodzie klienta, a za sprzątanie po remoncie klient płaci BLIK-iem albo kartą po wycenie lub wykonaniu usługi. Faktura VAT powstaje po wpłacie i trafia do KSeF, a przypomnienia o nieopłaconych fakturach wychodzą automatycznie. Środki przyjmuje i wypłaca licencjonowany dostawca płatności, a Oplac nie dolicza prowizji od wpłat.
Ekipa kończy pracę, pieniądze czekają na przelew
Środki czystości i wynagrodzenia opłacasz na bieżąco, ale klient dostaje fakturę z terminem 14 dni. Potem dokument czeka na akceptację kierownika biura, przechodzi do księgowości i trafia do kolejnej paczki przelewów. Zamiast rozliczyć wykonane sprzątanie, sprawdzasz rachunek i piszesz wiadomość z pytaniem o termin zapłaty.
We wspólnotach dochodzi osobny rytm rozliczeń. Zarządca chce płacić raz na kwartał, choć klatki wymagają regularnej pracy. Przy wynajmie krótkoterminowym gospodarz mieszkania z Airbnb po zmianie gości przestaje odpowiadać. Ekipa nie bierze gotówki, a właściciel obiecuje przelew wieczorem. Każda taka obietnica zostawia kolejne zlecenie do sprawdzenia.
Abonament wymaga wcześniejszego uzgodnienia zasad z klientem. Jeśli wspólnota rozlicza się kwartalnie, najpierw ustalasz z zarządcą możliwość miesięcznych płatności i zgodę na kartę. Przy jednorazowej pracy wysyłasz link zgodnie z ofertą. Klient widzi kwotę, a Ty sprawdzasz wpłatę bez szukania potwierdzenia w korespondencji.
Abonament, zaliczka i dopłata za dodatkową pracę
Dobierz sposób rozliczenia do umowy. Cena stałej obsługi biura wymaga innego podejścia niż porządkowanie mieszkania po remoncie. W obu przypadkach klient powinien znać zakres usługi, kwotę brutto oraz moment pobrania pieniędzy.
- Abonament za biuro lub klatkę. W planie Firma ustawiasz płatności cykliczne w module Bill. Klient opłaca pierwszą należność kartą firmową i akceptuje następne obciążenia. Kolejne miesięczne opłaty pobierają się zgodnie z ustalonym harmonogramem. Dodatkowe prace rozliczasz po osobnym uzgodnieniu ceny.
- Sprzątanie po remoncie i mycie okien. Po zaakceptowaniu wyceny wysyłasz link do płatności z opisem zlecenia. Możesz też pobrać pieniądze zaraz po odbiorze usługi. Link przyjmuje BLIK lub kartę, więc klient nie przepisuje numeru rachunku ani tytułu przelewu.
- Mieszkanie po najmie krótkoterminowym. Gospodarz otrzymuje link dotyczący konkretnego sprzątania, nawet gdy przebywa poza mieszkaniem. Gdy jest na miejscu, ekipa pokazuje na telefonie kod QR do płatności. Klient skanuje go własnym telefonem i otwiera stronę płatności.
- Zaliczka przy większym zleceniu. Przy zaakceptowanej wycenie na 2 000 zł możesz uzgodnić 600 zł zaliczki i 1 400 zł po odbiorze. Każda część ma osobny link i opis. Zasady rezygnacji oraz rozliczenia zaliczki wpisz do oferty. Praktyczne wskazówki zawiera poradnik zaliczka online.
- Dodatkowe godziny i rozszerzenie zakresu. Jeśli klient zamawia dodatkowo mycie okien za 240 zł, uzyskaj zgodę na cenę i wyślij osobny link. Nie zmieniaj samodzielnie stałego abonamentu za biuro. Oddzielna dopłata ułatwia później wyjaśnienie, za co zapłacił klient.
Jak wybrać sposób rozliczania sprzątania
Rozliczenie jednorazowej usługi
- Faktura z przelewem 14 dni
- przelew na rachunek
- Program do zarządzania firmą sprzątającą (zlecenia, grafik ekip)
- zależy od programu i integracji
- Oplac
- link BLIK lub kartą, także przez kod QR
Miesięczny abonament z karty
- Faktura z przelewem 14 dni
- wymaga osobnego rozwiązania
- Program do zarządzania firmą sprzątającą (zlecenia, grafik ekip)
- zależy od programu
- Oplac
- tak, moduł Bill w planie Firma
Zaliczka i dopłata
- Faktura z przelewem 14 dni
- osobne rozliczenie przelewów
- Program do zarządzania firmą sprzątającą (zlecenia, grafik ekip)
- zależy od funkcji programu
- Oplac
- osobne linki z kwotą i opisem
Faktura VAT i KSeF
- Faktura z przelewem 14 dni
- zależy od programu do faktur
- Program do zarządzania firmą sprzątającą (zlecenia, grafik ekip)
- zależy od programu
- Oplac
- po wpłacie w planie Firma
Przypomnienia o zaległościach
- Faktura z przelewem 14 dni
- ręcznie lub w programie do faktur
- Program do zarządzania firmą sprzątającą (zlecenia, grafik ekip)
- zależy od programu
- Oplac
- automatyczne przypomnienia w planie Firma
Grafik ekip, wycena za m2, czas pracy
- Faktura z przelewem 14 dni
- poza fakturą
- Program do zarządzania firmą sprzątającą (zlecenia, grafik ekip)
- sprawdź zakres wybranego programu
- Oplac
- brak tych funkcji
Oplac nie robi grafiku ekip, wycen za m2 ani ewidencji czasu pracy. Jeśli tego potrzebujesz, wybierz program do zarządzania firmą sprzątającą, a Oplac łączysz z nim przez webhooki, o ile ten program obsługuje taką integrację. Przed wyborem sprawdź, czy można przekazywać identyfikator zlecenia i odbierać status wpłaty.
Sam przelew z terminem 14 dni może wystarczyć, gdy takiego obiegu wymaga klient. Link pomaga skrócić drogę do zapłaty, lecz nie zmienia warunków podpisanej umowy. Abonament wdrażaj u klientów, którzy zaakceptują regularne obciążenie karty oraz sposób rozliczania dodatkowych usług.
Od uzgodnionej wyceny do opłaconego zlecenia
- 01Zakładasz konto Oplac i podłączasz licencjonowanego dostawcę płatności. To on weryfikuje firmę, przyjmuje wpłaty i wypłaca środki na jej rachunek. Status opłaconego zlecenia nie oznacza jeszcze, że wypłata dotarła do banku.
- 02Ustalasz z klientem zakres sprzątania, cenę brutto i termin rozliczenia. Przy stałej obsłudze uzgadniasz miesięczny abonament, a przy większym zleceniu kwotę zaliczki. Zapisujesz również zasady zmiany zakresu i rezygnacji.
- 03Wybierasz abonament w Bill albo tworzysz link z opisem usługi. Dla biura może to być miesięczna opłata za sprzątanie, a dla mieszkania osobna zaliczka na porządki po remoncie. Klient rozpoznaje należność przed zapłatą.
- 04Wysyłasz link z ofertą lub po odbiorze prac, zgodnie z ustaleniami. Ekipa może pokazać kod QR na telefonie. Klient płaci na własnym urządzeniu, bez przekazywania pracownikowi danych karty ani kodu BLIK.
- 05Sprawdzasz status wpłaty w panelu. W planie Firma faktura VAT powstaje po płatności i trafia do KSeF. Do nieopłaconych faktur ustawiasz przypomnienia, żeby osoba prowadząca rozliczenia nie musiała pisać każdej wiadomości od początku.
- 06Przy stałej obsłudze kontrolujesz kolejne obciążenia i reagujesz na nieudaną płatność. Dopłatę za zaakceptowane dodatkowe godziny wysyłasz osobno. Dzięki opisom rozróżniasz zaległy abonament, oczekiwaną zaliczkę i rozliczenie zakończonej usługi.
Jeśli korzystasz z własnego systemu zleceń, sprawdź dokumentację API i webhooków. Integracja może przekazywać status opłacenia do Twojego programu. Jej zakres ustalasz według możliwości obu narzędzi, szczególnie przy zaliczkach i kilku płatnościach dotyczących tej samej usługi.
Faktura za sprzątanie po wpłacie w KSeF
Przy obsłudze biura ustal wcześniej dane nabywcy, zwłaszcza gdy sprzątane pomieszczenia należą do innego podmiotu niż zamawiający. W planie Firma faktura VAT powstaje po wpłacie z danymi nabywcy i trafia do KSeF. Powiązanie dokumentu z rozliczeniem opisuje integracja KSeF z płatnościami.
Stawka VAT dla usług sprzątania to zwykle 23 procent. Właściwe opodatkowanie swojej działalności ustal z księgowym, uwzględniając ewentualne zwolnienie i rodzaj usługi. Przy zaliczce oraz późniejszej dopłacie ustal także dokumentowanie otrzymanych kwot i rozliczenie końcowe, żeby faktury nie dublowały należności.
Sprzątanie dla osób prywatnych może wymagać kasy fiskalnej, chyba że zapłata idzie na rachunek i spełnione są warunki odpowiedniego zwolnienia. Samo użycie linku, BLIK-a lub karty nie rozstrzyga o zwolnieniu. Ustal z księgowym sposób ewidencji, wymagane dowody zapłaty oraz zasady wystawiania i przekazywania dokumentów klientom prywatnym.
Automatyczne wystawienie faktury po wpłacie dopasuj do obowiązków podatkowych i umowy. Przy sprzątaniu ciągłym lub płatności po wykonaniu usługi może obowiązywać termin wystawienia niezależny od otrzymania pieniędzy. Nie odkładaj wymaganej faktury tylko dlatego, że klient jeszcze nie zapłacił. Obieg dokumentów uzgodnij przed uruchomieniem automatyzacji.
Rozliczenia biur, wspólnot i mieszkań
- Firmy sprzątające biura mogą pobierać miesięczny abonament z karty firmowej po zgodzie osoby uprawnionej. Klient powinien wiedzieć, jakie prace obejmuje opłata. Podobny sposób rozliczeń pokazujemy na stronie płatności dla biura rachunkowego.
- Firmy obsługujące klatki schodowe i wspólnoty mogą uzgodnić z zarządcą regularną płatność. Gdy wspólnota pozostaje przy rozliczeniu kwartalnym, zachowujesz uzgodniony termin i wysyłasz link do należności.
- Ekipy sprzątające mieszkania na wynajem krótkoterminowy wysyłają gospodarzowi link po konkretnym zleceniu. Opis pomaga rozróżnić sprzątanie po gościach od dodatkowego prania czy mycia okien.
- Wykonawcy sprzątania po remontach i mycia okien pobierają zaliczkę po akceptacji wyceny, a resztę po odbiorze. Kod QR pozwala klientowi otworzyć płatność przy ekipie, bez gotówki.
Płatności dla firmy sprzątającej w cenniku Oplac
Start
- Cena netto
- 199 zł/mies. (99 zł/mies. rocznie)
- Co dostaje firma sprzątająca
- linki do płatności za zlecenia, BLIK i karta, portal klienta, obrót do 50 000 zł
Firma
- Cena netto
- 299 zł/mies. (149 zł/mies. rocznie)
- Co dostaje firma sprzątająca
- Start plus faktury VAT i KSeF po wpłacie, abonament z karty w Bill, przypomnienia e-mail, obrót do 250 000 zł
Skala
- Cena netto
- 999 zł/mies. (499 zł/mies. rocznie)
- Co dostaje firma sprzątająca
- Firma plus pełne ponawianie nieudanych płatności, uzgadnianie wpłat, MRR i churn, obrót do 1 500 000 zł
Start służy do przyjmowania pojedynczych wpłat z linków. Jeśli potrzebujesz abonamentu za sprzątanie biura, faktur w KSeF i przypomnień, wybierz plan Firma. Plan Skala rozszerza obsługę o pełne odzyskiwanie nieudanych płatności. To istotne, gdy regularne obciążenie karty nie dojdzie do skutku.
Oplac pobiera abonament za oprogramowanie i nie dolicza prowizji od wpłat. Opłaty transakcyjne nalicza licencjonowany dostawca płatności według własnego cennika. Przy porównaniu kosztów uwzględnij oba składniki. Ceny planów i dostępne funkcje sprawdzisz w cenniku Oplac.
Najczęstsze pytania
Wszystkie pytaniaJak pobierać abonament za sprzątanie biura?
Abonament za sprzątanie biura pobierzesz co miesiąc z karty firmowej klienta przez moduł Bill w planie Firma. Najpierw uzgodnij cenę, zakres usługi i termin obciążenia, a klient musi zaakceptować płatności cykliczne. Po wpłacie powstaje faktura VAT i trafia do KSeF. Mycie okien poza umową rozlicz osobnym linkiem po zatwierdzeniu dopłaty.
Czy klient może zapłacić za sprzątanie BLIK-iem?
Tak, klient może zapłacić za jednorazowe sprzątanie BLIK-iem po otwarciu linku do płatności. Wyślij go po akceptacji wyceny albo po wykonaniu usługi, zgodnie z umową. Ekipa może też pokazać kod QR na telefonie. Klient skanuje kod własnym urządzeniem, wybiera BLIK i zatwierdza płatność w aplikacji banku.
Jak wziąć zaliczkę za sprzątanie po remoncie?
Zaliczkę za sprzątanie po remoncie pobierz osobnym linkiem po zaakceptowaniu zakresu prac i ceny. Przy wycenie na 2 000 zł możesz uzgodnić 600 zł zaliczki oraz 1 400 zł po odbiorze. Opisz warunki rezygnacji i termin dopłaty. Z księgowym ustal dokumentowanie zaliczki oraz rozliczenie końcowe, aby nie wykazać tej samej należności dwukrotnie.
Kiedy wystawić fakturę za sprzątanie?
Fakturę za sprzątanie wystaw w terminie wynikającym z przepisów i sposobu rozliczenia usługi, co ustal z księgowym. W planie Firma Oplac może wystawić fakturę VAT po wpłacie i przesłać ją do KSeF. Jeśli termin wystawienia przypada przed zapłatą, nie czekaj na pieniądze. Osobno ustal dokumentowanie zaliczki i późniejszego rozliczenia końcowego.
Ile kosztują płatności online dla firmy sprzątającej?
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT lub 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej. Plan Firma z abonamentem w Bill, fakturami w KSeF i przypomnieniami kosztuje 299 zł netto miesięcznie + 23% VAT lub 149 zł miesięcznie przy płatności rocznej. Dochodzą opłaty dostawcy płatności według jego cennika. Oplac nie dolicza prowizji od wpłat.
Co zrobić, gdy klient nie płaci za sprzątanie?
Sprawdź termin i status należności, a następnie wyślij klientowi przypomnienie z linkiem do zapłaty. W planie Firma przypomnienia o nieopłaconych fakturach mogą wychodzić automatycznie. Jeśli nie udało się obciążyć karty abonamentowej, sprawdź status płatności i skontaktuj się z klientem. Dalsze świadczenie usług oraz dochodzenie zaległości prowadź zgodnie z umową i przepisami.
Rozlicz sprzątanie z linku albo abonamentu
Załóż konto i utwórz przykładową płatność w trybie testowym. Sprawdź, co zobaczy klient biura i właściciel mieszkania. W planie Firma ustawisz abonament, faktury w KSeF oraz przypomnienia o płatności faktury, dopasowane do swojego sposobu rozliczeń.