Przypomnienie o płatności faktury i przypomnienie o zapłacie faktury wysyłane automatycznie, z linkiem do zapłaty BLIK
Oplac wysyła przypomnienie o płatności faktury za Ciebie: kilka dni przed terminem, w dniu terminu i po nim, e-mailem, zawsze z linkiem, przez który kontrahent płaci BLIK-iem lub kartą. Gdy pieniądze wpłyną, faktura sama zmienia status, a kolejne przypomnienia przestają wychodzić.
Dlaczego ręczne przypomnienie o zapłacie faktury nie działa
Ręczne przypomnienie wychodzi wtedy, gdy ktoś w firmie ma chwilę, czyli zwykle za późno albo wcale. Księgowa przegląda listę zaległości raz w tygodniu, kopiuje numer faktury do maila, szuka adresu osoby od płatności i dopisuje numer rachunku. Kontrahent dostaje wiadomość, odkłada ją na później i znów musi przepisać rachunek, kwotę i tytuł przelewu.
Przy kilkunastu fakturach miesięcznie to irytuje. Przy kilkuset oznacza etat, który nie zarabia, i gotówkę zamrożoną u klientów. Automatyczne przypomnienie o płatności rozwiązuje oba problemy naraz: wychodzi zawsze o czasie i skraca zapłatę do jednego kliknięcia.
- Przypomnienia wychodzą według kalendarza, a nie według tego, czy ktoś pamiętał.
- Kontrahent płaci z wiadomości, bez przepisywania numeru rachunku.
- Opłacona faktura nie dostaje już przypomnień, więc nie ma niezręcznych maili do klienta, który zapłacił wczoraj.
- Widzisz, kto dostał które przypomnienie i kiedy je otworzył.
Kiedy wysłać przypomnienie o płatności faktury
Najlepiej działa krótka seria zamiast jednego maila po terminie. Pierwsze przypomnienie przed terminem traktuj jak uprzejmą informację, bo część faktur po prostu leży w skrzynce, której nikt nie przegląda. Kolejne wiadomości są coraz konkretniejsze. Poniżej harmonogram, od którego większość firm zaczyna w Oplac, a który zmienisz w panelu w kilka minut.
3 dni przed terminem
- Kanał
- Ton i treść
- informacja o zbliżającym się terminie, kwota, link do zapłaty
w dniu terminu
- Kanał
- Ton i treść
- krótkie przypomnienie o zapłacie faktury z linkiem BLIK
3 dni po terminie
- Kanał
- Ton i treść
- informacja, że faktura jest po terminie, link do zapłaty
7 dni po terminie
- Kanał
- Ton i treść
- prośba o kontakt, jeśli jest powód wstrzymania płatności
14 dni po terminie
- Kanał
- Ton i treść
- wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą, jeśli je włączysz
Możesz mieć osobne harmonogramy dla stałych kontrahentów, którzy płacą z kilkudniowym poślizgiem od lat, i dla nowych klientów, u których wolisz reagować szybciej.
Jak napisać przypomnienie o płatności faktury
Dobre przypomnienie jest krótkie i daje wszystko, czego kontrahent potrzebuje, żeby zapłacić w minutę: numer faktury, kwotę, termin i link. Oplac wstawia te dane sam, a Ty ustawiasz ton i podpis. Przykład treści pierwszego przypomnienia po terminie:
„Dzień dobry, faktura FV/2026/09/118 na kwotę 2 460,00 zł miała termin płatności 21 września. Jeśli płatność jest już w drodze, prosimy zignorować tę wiadomość. Fakturę można opłacić BLIK-iem lub kartą pod tym linkiem. W razie pytań prosimy o odpowiedź na tego maila.”
Treści piszesz swoim językiem i w swojej marce. Klient widzi nazwę Twojej firmy i Twój adres zwrotny, a odpowiedź na przypomnienie trafia do Twojej skrzynki, nie do nas.
- Zmienne w treści: numer faktury, kwota, termin, liczba dni po terminie, link do płatności, pozostała kwota przy częściowej wpłacie.
- Osobne treści dla każdego kroku harmonogramu i dla każdego języka kontrahenta.
- Podgląd wiadomości na fakturze testowej, zanim włączysz harmonogram dla wszystkich.
Przypomnienie o zapłacie z linkiem BLIK zamiast numeru rachunku
Najsłabszym ogniwem zwykłego przypomnienia jest numer rachunku. Kontrahent musi go przepisać, a przelew często czeka na akceptację w banku firmy. Link w przypomnieniu prowadzi na stronę płatności konkretnej faktury (tak samo działa płatność BLIK za fakturę z linku na PDF), gdzie klient wybiera BLIK, kartę, Apple Pay, Google Pay albo szybki przelew, zależnie od tego, co udostępnia Twój dostawca płatności.
Wpłata z linku trafia do właściwej faktury bez dopasowywania po tytule. Faktura zmienia status na opłaconą, Twój system księgowy dostaje webhook invoice.paid, a harmonogram się zatrzymuje. Jeśli wystawiasz e-faktury, ten sam link może stać w polu płatności faktury w KSeF, co opisujemy na stronie link do płatności KSeF.
Numer rachunku zostaje na fakturze. Kto woli przelew z bankowości firmowej, nadal go zrobi, a uzgadnianie wpłat w planie Skala dopasuje taki przelew do faktury po numerze dokumentu i kwocie.
Jak działa automatyczne przypomnienie o płatności w Oplac
- 01Wystawiasz fakturę w module Invoices albo przesyłasz jej dane przez API płatności z programu, w którym już fakturujesz.
- 02Oplac tworzy dla faktury stronę płatności i link do zapłaty u Twojego dostawcy płatności.
- 03Faktura dostaje harmonogram przypomnień przypisany do kontrahenta albo domyślny.
- 04Przypomnienia wychodzą o ustawionych porach e-mailem, a w planie Skala także z linkiem BLIK do dopłaty.
- 05Kontrahent płaci z linku, faktura oznacza się jako opłacona, a pozostałe przypomnienia przestają wychodzić.
- 06Faktury, których nikt nie opłacił mimo całej serii, trafiają do widoku zaległości z historią kontaktu.
Cały przebieg sprawdzisz w piaskownicy na fakturze testowej, z kodem BLIK 777 123 dla wpłaty udanej, zanim wyślesz pierwsze prawdziwe przypomnienie.
Dla kogo jest program do przypominania o płatnościach
Najwięcej zyskują firmy, które wystawiają dużo faktur z terminem i czekają na przelewy od wielu kontrahentów.
- Firmy usługowe z abonamentem: agencje, software house'y, serwis IT, firmy szkoleniowe, które co miesiąc fakturują tych samych klientów.
- Hurtownie i dystrybutorzy: faktury z odroczonym terminem, gdzie każdy dzień poślizgu to zamrożony kapitał obrotowy.
- Firmy fakturujące konsumentów: szkoły językowe, kluby, najem, media, gdzie klient chętniej zapłaci BLIK-iem niż przelewem.
- Biura rachunkowe: miesięczne faktury za księgowość dla kilkudziesięciu klientów naraz, opisane na stronie płatności dla biura rachunkowego.
- Działy finansów w większych firmach: jeden harmonogram dla setek faktur, role w zespole i eksport historii przypomnień.
Jeśli Twoi klienci płacą regularnie co miesiąc za to samo, rozważ też płatności cykliczne, wtedy przypomnienie w ogóle nie jest potrzebne.
Co po przypomnieniach, gdy faktura dalej nie jest opłacona
Większość faktur zostaje opłacona po pierwszym lub drugim przypomnieniu, bo powodem zaległości jest zwykle zapomnienie, a nie brak pieniędzy. Dla pozostałych Oplac przygotowuje kolejny krok według Twoich zasad. W transakcjach handlowych przysługują Ci odsetki ustawowe za opóźnienie oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności, równowartość 40, 70 albo 100 euro zależnie od kwoty faktury, i możesz je dopisać do wezwania.
Na koniec eksportujesz komplet dokumentów: fakturę, potwierdzenia wysłania przypomnień i historię kontaktu, gotowe dla kancelarii albo firmy windykacyjnej. Oplac nie prowadzi windykacji sądowej. Monitoring zaległości i wiekowanie należności opisujemy na stronie program do windykacji z fakturami i przypomnieniami.
Przypomnienia w Oplac a przypomnienia w zwykłym programie do faktur
Jak płaci kontrahent
- Przypomnienie z programu do faktur
- przepisuje numer rachunku
- Przypomnienie w Oplac
- klika link i płaci BLIK-iem, kartą albo przelewem
Oznaczenie faktury jako opłaconej
- Przypomnienie z programu do faktur
- po imporcie wyciągu albo ręcznie
- Przypomnienie w Oplac
- od razu po potwierdzeniu wpłaty z linku
Zatrzymanie przypomnień
- Przypomnienie z programu do faktur
- po ręcznej zmianie statusu
- Przypomnienie w Oplac
- samo, po wpłacie
Link BLIK do dopłaty w przypomnieniu
- Przypomnienie z programu do faktur
- rzadko
- Przypomnienie w Oplac
- w planie Skala
Częściowa wpłata
- Przypomnienie z programu do faktur
- ręczna korekta
- Przypomnienie w Oplac
- link pokazuje pozostałą kwotę
Faktury z innego programu
- Przypomnienie z programu do faktur
- nie
- Przypomnienie w Oplac
- tak, przez API
Oplac jest oprogramowaniem, a nie instytucją płatniczą. Pieniądze przyjmuje i rozlicza licencjonowany dostawca usług płatniczych, z którym Twoja firma ma umowę, a środki trafiają na Twój rachunek bez pośrednictwa Oplac.
Automatyczne przypomnienia o płatnościach w cenniku Oplac
Firma
- Cena netto
- 299 zł/mies. (1 788 zł/rok)
- Przypomnienia o płatności
- faktury ze stroną płatności, przypomnienia e-mail według harmonogramu, monitoring należności, KSeF
Skala
- Cena netto
- 999 zł/mies. (5 988 zł/rok)
- Przypomnienia o płatności
- Firma plus link BLIK do dopłaty w przypomnieniach i uzgadnianie wpłat z wyciągu
Platforma
- Cena netto
- 2 999 zł/mies. (17 988 zł/rok)
- Przypomnienia o płatności
- Skala plus role, SSO SAML i log audytu
Opłaty transakcyjne pobiera Twój dostawca płatności według swojego cennika. Pełne porównanie planów znajdziesz w cenniku.
Najczęstsze pytania
Wszystkie pytaniaKiedy wysłać przypomnienie o płatności faktury?
Pierwsze przypomnienie warto wysłać 2 do 3 dni przed terminem, jako uprzejmą informację, a kolejne w dniu terminu i kilka dni po nim. Taka seria działa lepiej niż jeden mail po tygodniu zwłoki, bo większość zaległości wynika z zapomnienia. W Oplac harmonogram ustawiasz raz dla wszystkich faktur.
Czy przypomnienie o płatności to to samo co wezwanie do zapłaty?
Nie. Przypomnienie o płatności jest uprzejmą informacją o zbliżającym się albo minionym terminie. Wezwanie do zapłaty to formalne pismo z wyznaczonym terminem, często z odsetkami, które poprzedza windykację lub pozew. W Oplac wezwanie może być ostatnim krokiem tego samego harmonogramu.
Czy przypomnienie może zawierać link BLIK do zapłaty?
Tak. W planie Skala przypomnienia zawierają link BLIK do dopłaty: kontrahent otwiera go w telefonie i płaci kodem z aplikacji banku, bez przepisywania numeru rachunku. Najlepiej sprawdza się w kroku po terminie, gdy pierwszy mail nie zadziałał.
Ile razy można przypominać kontrahentowi o płatności?
Prawo nie określa liczby przypomnień, ważne, żeby nie miały charakteru nękania. W praktyce wystarczą 3 do 5 wiadomości rozłożonych na dwa tygodnie, a potem formalne wezwanie. Oplac wysyła dokładnie tyle kroków, ile ustawisz, i zatrzymuje się po wpłacie.
Czy przypomnienia działają dla faktur z mojego programu księgowego?
Tak. Twój program przesyła dane faktury przez API, a Oplac zakłada stronę płatności, prowadzi harmonogram przypomnień i odsyła webhook invoice.paid po wpłacie. Nie musisz zmieniać programu, w którym wystawiasz faktury.
Klient nie płaci za fakturę, co można zrobić?
Najpierw wyślij serię przypomnień z linkiem do zapłaty, bo większość zaległości to zapomnienie. Gdy to nie działa, wyślij formalne wezwanie do zapłaty z terminem, odsetkami i rekompensatą za koszty odzyskiwania należności, a potem przekaż sprawę kancelarii albo firmie windykacyjnej. Oplac prowadzi przypomnienia i wezwanie oraz eksportuje komplet dokumentów do dalszych kroków.
Co się stanie, gdy klient zapłaci część kwoty?
Wpłata pomniejsza saldo faktury, a kolejne przypomnienia podają pozostałą kwotę i link do jej zapłaty. Fakturę sporną możesz oznaczyć, wtedy przypomnienia nie wychodzą do czasu zdjęcia oznaczenia.
Wystaw fakturę, która sama przypomina o zapłacie
Załóż konto, wystaw fakturę testową, ustaw harmonogram przypomnień i zobacz w piaskownicy, jak wpłata BLIK zatrzymuje kolejne wiadomości.