Integracja KSeF z płatnościami, faktura VAT po opłaceniu bez ręcznej pracy
Oplac łączy płatność z fakturą: gdy klient zapłaci, moduł Bill albo Invoices wystawia fakturę VAT, wysyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur, zapisuje numer KSeF przy płatności i przy zwrocie przygotowuje fakturę korygującą.
Dlaczego faktura powinna wynikać z płatności
W wielu firmach płatność i faktura żyją w dwóch programach. Bramka przyjmuje pieniądze, a ktoś w księgowości przepisuje dane do programu do faktur, pilnuje numeracji i wysyła dokument do KSeF. Przy kilku zamówieniach dziennie to uciążliwe, przy subskrypcjach odnawianych co miesiąc zaczyna generować błędy: faktura bez płatności, płatność bez faktury, zwrot bez korekty. Obowiązkowy KSeF zmienia to z niewygody w ryzyko, bo faktura poza systemem nie jest fakturą. Przy abonamencie w stałej cenie najprościej oddać całość systemowi billingowemu, który wystawia fakturę, pobiera płatność i wysyła dokument do KSeF w jednym przebiegu.
- jeden zapis klienta dla płatności i faktury
- dane nabywcy (NIP, nazwa, adres) pobierane przy płatności
- faktura powiązana z płatnością, subskrypcją i zwrotem
Jak działa integracja KSeF w Oplac krok po kroku
- Klient płaci na stronie płatności albo przez odnowienie subskrypcji w module Bill; jeśli kupuje jako firma, podaje NIP.
-
Po potwierdzeniu płatności (
payment.succeeded) Oplac wystawia fakturę VAT z pozycjami, stawkami VAT i danymi nabywcy. - Faktura w formacie ustrukturyzowanym trafia do KSeF z uprawnieniami nadanymi dla Twojej firmy.
-
KSeF zwraca numer KSeF i datę przyjęcia, a Oplac zapisuje je przy fakturze i wysyła webhook
invoice.ksef_accepted. - Klient dostaje fakturę e-mailem jako wizualizację z numerem KSeF, a księgowość ma ją w eksporcie.
Gdy KSeF odrzuci dokument albo jest chwilowo nieosiągalny, faktura zostaje w kolejce z opisem błędu i jest wysyłana ponownie, a panel pokazuje jej status. Więcej o tym przepływie piszemy we wpisie KSeF a płatności online, a jak wygląda faktura po opłaceniu udziału w szkoleniu przez firmę, opisujemy na stronie płatności online za szkolenia.
Korekty przy zwrocie i zmianie planu
Zwrot całkowity albo częściowy, wykonany w panelu albo przez API płatności, tworzy fakturę korygującą powiązaną z fakturą pierwotną i jej numerem KSeF. Przy zmianie planu subskrypcji w trakcie okresu Bill liczy proporcję i wystawia dokument na różnicę. Dzięki temu suma faktur zgadza się z sumą płatności i zwrotów w raporcie.
- korekta do zera przy pełnym zwrocie
- korekta częściowa przy zwrocie jednej pozycji
- faktura na różnicę przy proracji planu
Numeracja faktur rosnąca w serii
Każda faktura dostaje kolejny numer w serii, bez luk i bez powtórzeń. Serię i format numeru ustawiasz w panelu, możesz prowadzić osobne serie dla faktur i proform, a licznik nie zeruje się na początku miesiąca. Numer zajmowany jest w tej samej operacji co zapis faktury, więc dwie równoczesne płatności nie dostaną tego samego numeru. To ważne w KSeF, który rozpoznaje duplikat po numerze faktury i NIP sprzedawcy.
Uprawnienia i dane w integracji KSeF
Do wysyłki potrzebne jest uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF nadane dla Oplac w Twoim imieniu albo token wygenerowany w KSeF. Uprawnienie możesz w każdej chwili odebrać. Dane faktur przetwarzamy na podstawie umowy powierzenia, a dostęp do modułu faktur w zespole ograniczają role i uprawnienia (plan Platforma). Szczegóły opisujemy na stronie bezpieczeństwo.
W którym planie jest integracja KSeF
Faktury VAT i wysyłka do KSeF są w module Bill i Invoices, od planu Firma. Ceny są netto, a opłaty transakcyjne pobiera dostawca płatności według swojego cennika.
Firma
- Cena
- 299 zł miesięcznie albo 1 788 zł rocznie
- Faktury i KSeF
- faktury VAT, KSeF, Invoices z przypomnieniami
Skala
- Cena
- 999 zł miesięcznie albo 5 988 zł rocznie
- Faktury i KSeF
- wszystko z Firma plus uzgadnianie wpłat i rozliczenie w PLN, EUR, USD
Platforma
- Cena
- 2 999 zł miesięcznie albo 17 988 zł rocznie
- Faktury i KSeF
- wszystko ze Skala plus role, SSO SAML i log audytu
Enterprise
- Cena
- na wycenę
- Faktury i KSeF
- indywidualne limity i umowa powierzenia negocjowana
Wszystkie plany porównasz w cenniku.
Najczęstsze pytania
Wszystkie pytaniaCzy Oplac wysyła faktury do KSeF automatycznie?
Tak. Po opłaceniu płatności faktura VAT powstaje i trafia do KSeF bez ręcznej pracy, a numer KSeF wraca do panelu i do webhooka invoice.ksef_accepted.
Co się dzieje, gdy KSeF odrzuci fakturę?
Faktura zostaje w kolejce z opisem błędu z KSeF. Po poprawieniu danych wysyłasz ją ponownie jednym przyciskiem albo przez API.
Czy integracja KSeF obejmuje faktury korygujące?
Tak. Zwrot tworzy fakturę korygującą powiązaną z fakturą pierwotną i jej numerem KSeF.
Czy mogę wystawiać faktury bez płatności online?
Tak. Moduł Invoices wystawia fakturę z terminem płatności i stroną płatności, a po wpłacie oznacza ją jako opłaconą. Taka faktura może nieść w KSeF link do płatności i identyfikator IPKSeF, więc kontrahent płaci ją jednym kliknięciem.
Połącz płatności z KSeF w jednym miejscu
Załóż konto, utwórz płatność testową i zobacz w piaskownicy fakturę wystawioną po opłaceniu razem ze zdarzeniem invoice.issued.