System billingowy dla firm abonamentowych z automatycznym pobieraniem płatności i fakturami KSeF
Oplac to system billingowy dla firm, które co miesiąc albo co rok wystawiają ten sam rachunek tym samym klientom: SaaS, serwis IT, hosting, agencja, najem sprzętu, członkostwa. Sam pobiera płatność kartą albo BLIK-iem w dniu odnowienia, wystawia fakturę VAT i wysyła ją do KSeF, a gdy obciążenie nie przejdzie, ponawia je i wysyła klientowi link do dopłaty.
Billing w arkuszu i programie do faktur przestaje wystarczać przy kilkudziesięciu klientach
Większość firm zaczyna od arkusza z listą klientów i programu do faktur. Na początku miesiąca ktoś wystawia faktury, wysyła je mailem i czeka na przelewy. Przy dziesięciu klientach to godzina pracy. Przy osiemdziesięciu zaczynają się koszty, których nie widać w żadnym budżecie.
Każdy przelew trzeba dopasować do faktury, bo klient wpisał w tytule numer umowy zamiast numeru dokumentu. Część klientów płaci po terminie, więc ktoś pisze przypomnienia. Zmiana planu w połowie miesiąca oznacza fakturę korygującą liczoną ręcznie. Do tego od 2026 roku każda faktura musi przejść przez KSeF, więc dochodzi pilnowanie numerów i statusów.
System billingowy zamienia ten proces w regułę. Ustalasz plan, cenę i okres, a pobranie pieniędzy, faktura i przypomnienie dzieją się same w dniu odnowienia.
Co robi system billingowy Oplac w dniu odnowienia abonamentu
- Pobiera płatność: obciąża kartę zapisaną przy pierwszej płatności albo BLIK cykliczny, jeśli obsługuje go Twój dostawca płatności.
- Wystawia fakturę VAT: po opłaceniu, w Twojej serii numeracji, z danymi nabywcy zapisanymi przy zakupie.
- Wysyła fakturę do KSeF: numer KSeF wraca do systemu i do Twojej aplikacji przez webhook.
- Ponawia nieudane płatności: moduł Recover próbuje ponownie w ustalonych odstępach i wysyła klientowi e-mail z linkiem do dopłaty, w planie Skala także link BLIK do dopłaty i prośbę o zmianę karty.
- Przelicza zmianę planu: proracja nalicza dopłatę albo zwrot za niewykorzystaną część okresu, bez ręcznej korekty.
- Obsługuje trial i kupony: okres próbny kończy się pierwszym obciążeniem, rabat działa na pierwszy okres, na stałe albo na wybraną liczbę odnowień.
- Pokazuje MRR i churn: widzisz przychód cykliczny, odejścia i nieudane odnowienia w jednym panelu.
System billingowy a program do faktur i arkusz
Program do faktur wystawia dokument, ale nie pobiera pieniędzy. Bramka płatności pobiera pieniądze, ale nie wie nic o planie, okresie i fakturze. System billingowy łączy obie rzeczy w jeden proces, dlatego różnicę widać dopiero po kilku miesiącach.
Faktura co miesiąc
- Arkusz i program do faktur
- wystawiana ręcznie albo jako faktura cykliczna bez płatności
- System billingowy Oplac
- wystawiana po opłaceniu, automatycznie
Pobranie pieniędzy
- Arkusz i program do faktur
- klient robi przelew, kiedy pamięta
- System billingowy Oplac
- obciążenie karty albo BLIK w dniu odnowienia
Dopasowanie wpłaty do faktury
- Arkusz i program do faktur
- ręcznie, po tytule przelewu
- System billingowy Oplac
- płatność i faktura mają ten sam identyfikator
Płatność po terminie
- Arkusz i program do faktur
- przypomnienie pisane ręcznie
- System billingowy Oplac
- ponowienie i link do dopłaty wysyłane same
Zmiana planu w trakcie okresu
- Arkusz i program do faktur
- korekta liczona w arkuszu
- System billingowy Oplac
- proracja w systemie
KSeF
- Arkusz i program do faktur
- wysyłka z programu do faktur, status sprawdzany osobno
- System billingowy Oplac
- wysyłka po opłaceniu, numer KSeF w webhooku
Dostęp w Twojej aplikacji
- Arkusz i program do faktur
- włączany i wyłączany ręcznie
- System billingowy Oplac
- webhook nadaje i odbiera dostęp
Jeśli masz kilku klientów płacących raz na rok, arkusz jest w porządku. Gdy abonentów jest kilkudziesięciu i więcej, a spóźnione płatności zjadają czas zespołu, system billingowy zwraca się szybciej niż kolejny etat w księgowości.
Jak wdrażasz system billingowy w Oplac
- 01Zakładasz konto i podpinasz dostawcę płatności. Oplac łączy się z licencjonowanym dostawcą, który przyjmuje BLIK, karty, Apple Pay i Google Pay. Wszystko najpierw sprawdzasz w piaskownicy.
- 02Definiujesz plany. Nazwa, cena netto, okres (miesiąc, kwartał, rok), trial i kupony. Plany możesz tworzyć w panelu albo przez API.
- 03Klient płaci pierwszy raz. Na stronie płatności, z linku albo z Twojej aplikacji. Dostawca zapisuje token karty, więc kolejne okresy nie wymagają udziału klienta.
- 04Odnowienia dzieją się same. Obciążenie, faktura, KSeF, webhook do aplikacji, a przy nieudanej płatności ponowienia i przypomnienia. Ty patrzysz na panel.
System billingowy w panelu albo w Twojej aplikacji przez API
Firma usługowa bez własnej aplikacji obsługuje abonamenty z panelu: dodaje klienta, wysyła mu link do pierwszej płatności i resztę zostawia systemowi. SaaS albo platforma tworzy subskrypcję z kodu i nasłuchuje webhooków, żeby nadawać dostęp po opłaceniu i odbierać go, gdy ponowienia się skończą.
Zdarzenia takie jak opłacone odnowienie, faktura przyjęta w KSeF albo zakończone ponowienia przychodzą webhookiem z podpisem HMAC. Szczegóły w dokumentacji API i opisie płatności subskrypcyjnych dla SaaS.
curl https://oplac.pl/api/v1/subscriptions \
-H "Authorization: Bearer sk_test_..." \
-H "Idempotency-Key: klient-4471-plan-pro" \
-d customer=cus_4471 \
-d plan=pro_miesiecznie \
-d trial_days=14Dla kogo jest system billingowy Oplac
- SaaS i aplikacje: plany, miejsca w zespole, trial, proracje i dostęp sterowany webhookiem.
- Serwis IT, hosting i usługi B2B: stały abonament miesięczny z fakturą do KSeF po każdym okresie. Więcej w opisie faktur cyklicznych z automatyczną płatnością.
- Agencje i firmy z umowami ryczałtowymi: ta sama kwota co miesiąc, obciążana bez czekania na przelew.
- Biura rachunkowe: ryczałt za księgowość pobierany z karty klienta i faktura w KSeF po wpłacie, jak w opisie płatności dla biura rachunkowego.
- Najem sprzętu, członkostwa i kluby: opłata cykliczna kartą albo BLIK-iem i automatyczne wstrzymanie po nieudanych ponowieniach.
- Sklepy z abonamentem: box subskrypcyjny albo dostawa cykliczna, także z płatnościami cyklicznymi we wtyczce sklepu.
Oplac nie jest systemem do rozliczeń z odczytu liczników, jakiego używają dostawcy mediów i operatorzy telekomunikacyjni. Jeśli naliczasz opłaty z odczytów wodomierzy albo połączeń telefonicznych, potrzebujesz systemu branżowego. Oplac jest dla firm, które sprzedają abonament w stałej cenie planu.
Co się dzieje, gdy odnowienie nie przejdzie
W każdej firmie abonamentowej część obciążeń kończy się odmową: karta wygasła, zabrakło środków, bank poprosił o dodatkowe potwierdzenie. Bez systemu billingowego taki klient po prostu przestaje płacić i często nikt tego nie zauważa przez kilka tygodni.
Recover w Oplac ponawia próbę w ustalonych odstępach, wysyła klientowi e-mail z linkiem, w którym może zapłacić BLIK-iem bez logowania albo podać nową kartę, i dopiero po wyczerpaniu ponowień wysyła webhook o zawieszeniu. Mechanizm opisujemy dokładnie na stronie odzyskiwanie nieudanych płatności.
Ile kosztuje system billingowy Oplac
Start
- Cena netto
- 199 zł/mies. albo 99 zł/mies. rocznie
- Co masz do billingu
- linki i strony płatności, API, webhooki, obrót do 50 000 zł, bez modułu subskrypcji
Firma
- Cena netto
- 299 zł/mies. albo 149 zł/mies. rocznie
- Co masz do billingu
- Bill: subskrypcje, trial, proracje, kupony, faktury VAT i KSeF, Recover e-mail, obrót do 250 000 zł
Skala
- Cena netto
- 999 zł/mies. albo 499 zł/mies. rocznie
- Co masz do billingu
- Firma plus link BLIK do dopłaty, zmiana karty, MRR i churn, uzgadnianie wpłat, PLN, EUR i USD, obrót do 1 500 000 zł
Platforma
- Cena netto
- 2 999 zł/mies. albo 1 499 zł/mies. rocznie
- Co masz do billingu
- Skala plus Connect, routing bez limitu dostawców, role, SSO, log audytu, obrót do 10 000 000 zł
System billingowy z subskrypcjami zaczyna się od planu Firma. Opłaty transakcyjne pobiera dostawca płatności według swojego cennika, a Oplac nie bierze procentu od Twoich abonamentów.
Najczęstsze pytania
Wszystkie pytaniaJak działa system billingowy?
System billingowy trzyma listę klientów, ich planów i dat odnowienia. W dniu odnowienia obciąża zapisaną metodę płatności, po opłaceniu wystawia fakturę i wysyła ją do KSeF, a przy odmowie ponawia obciążenie i powiadamia klienta. Twoja aplikacja dostaje o każdym kroku webhook.
Ile kosztuje system billingowy?
W Oplac subskrypcje, faktury VAT i KSeF są w planie Firma za 299 zł netto miesięcznie + 23% VAT albo 149 zł netto + 23% VAT przy płatności rocznej. Do tego dochodzą opłaty transakcyjne dostawcy płatności. Oplac nie pobiera prowizji od przychodu z abonamentów.
Czy system billingowy wystawia faktury do KSeF?
Tak. Oplac wystawia fakturę VAT po każdym opłaconym okresie, w Twojej serii numeracji, i wysyła ją do KSeF. Numer KSeF wraca do systemu i do Twojej aplikacji przez webhook, więc nie sprawdzasz statusów ręcznie.
Czy klient może płacić abonament BLIK-iem?
Tak, jeśli Twój dostawca płatności obsługuje BLIK cykliczny. Klient potwierdza zgodę raz w aplikacji banku, a kolejne okresy pobierają się bez wpisywania kodu. Klient bez tej opcji może płacić kartą albo dopłacać BLIK-iem z linku.
Czym różni się system billingowy od bramki płatności?
Bramka płatności przyjmuje pojedynczą płatność. System billingowy wie, jaki plan ma klient, kiedy przypada odnowienie, ile wynosi proracja i jaką fakturę wystawić, a bramkę wykorzystuje do samego obciążenia. W Oplac masz oba w jednym panelu i jednym API.
Czy mogę przenieść klientów z obecnego systemu?
Tak. Listę klientów i planów importujesz przez API. Klienci płacący kartą u innego dostawcy zwykle muszą raz podać kartę ponownie, dlatego Oplac wysyła im link do zapisania metody płatności przed pierwszym odnowieniem.
Masz zapłacić? Oplac.pl.
Załóż konto, utwórz pierwszy plan i sprawdź odnowienie z fakturą w trybie testowym.