Faktury cykliczne z automatyczną płatnością kartą lub BLIK, który model wybrać dla klientów B2B

Faktura cykliczna bez płatności to nadal ręczna praca

Program do faktur od lat umie wystawić ten sam dokument co miesiąc. Kłopot zaczyna się dzień później. Klient dostaje fakturę, odkłada ją, przepisuje numer rachunku, a przelew czeka na akceptację w banku jego firmy. U Ciebie ktoś sprawdza wyciąg, dopasowuje wpłaty po tytułach i pisze maile do tych, którzy się spóźniają.

Przy dziesięciu klientach to godzina w miesiącu. Przy dwustu to stały etat i kilkanaście dni średniego opóźnienia, które widać w przepływach. Dlatego firma, która fakturuje abonamentowo, powinna wybierać narzędzie nie po tym, jak ładnie wystawia fakturę, tylko po tym, jak szybko zamienia ją w pieniądze.

Trzy modele faktur cyklicznych z płatnością

Te modele nie wykluczają się. Większość firm usługowych ma klientów obu rodzajów: małe firmy, które chętnie zapiszą kartę, i większe, których dział finansów płaci wyłącznie przelewem po fakturze. Dobre narzędzie prowadzi obie grupy w jednym miejscu.

Faktura cykliczna z linkiem do płatności i przypomnieniami

To najprostszy krok dla firmy, która dziś wysyła faktury cykliczne z numerem rachunku. Faktura dalej ma termin i numer rachunku, ale dostaje też link do strony płatności. Klient może zapłacić BLIK-iem, kartą albo szybkim przelewem w chwili, gdy otwiera maila, a wpłata sama oznacza fakturę jako opłaconą.

Jeśli nie zapłaci, harmonogram przypomnień wysyła kolejne wiadomości z tym samym linkiem: przed terminem, w dniu terminu i po nim. Jak ustawić taki harmonogram, opisujemy na stronie automatyczne przypomnienie o płatności faktury.

Ten model pasuje do klientów, którzy nie zgodzą się na obciążenie karty, bo płacą z rachunku firmowego po akceptacji. Nie zmieniasz im niczego w procesie, a skracasz drogę do zapłaty.

Automatyczne obciążenie karty lub BLIK i faktura po zapłacie

W tym modelu klient raz podaje kartę albo akceptuje BLIK cykliczny na stronie płatności licencjonowanego dostawcy. Dostawca zapisuje token, a w dniu odnowienia moduł Bill zleca obciążenie. Po udanej płatności Oplac wystawia fakturę VAT za ten okres i, jeśli masz włączony KSeF, wysyła ją do KSeF. Klient dostaje fakturę już z adnotacją, że jest opłacona.

Gdy obciążenie się nie uda, bo karta wygasła albo brakło środków, moduł Recover ponawia próbę w innej porze i wysyła klientowi link do dopłaty. Mechanizm opisujemy na stronie płatności cykliczne, a różnice między kartą a BLIK we wpisie BLIK cykliczny i płatności cykliczne kartą.

Ten model najlepiej działa przy stałej kwocie i przy klientach, którzy traktują Twoją usługę jak abonament: pakiet godzin wsparcia IT, hosting i opieka nad stroną, dostęp do oprogramowania, najem sprzętu, stała obsługa marketingowa.

Faktury cykliczne a KSeF, faktura przed czy po zapłacie

KSeF zmienił rachunek przy fakturach cyklicznych. E-faktura trafia do systemu w chwili wystawienia, a jej korekta wymaga faktury korygującej, też w KSeF. Firma, która wystawia fakturę z góry, a klient w tym czasie rezygnuje albo zmienia pakiet, produkuje korekty.

Przy obciążeniu cyklicznym faktura powstaje dopiero po opłaceniu okresu, więc zawsze dotyczy kwoty, która naprawdę wpłynęła. Przy fakturze z terminem możesz z kolei dodać link do płatności w polach płatności struktury FA(3), co opisujemy na stronie link do płatności KSeF. W obu przypadkach Oplac zapisuje przy fakturze numer KSeF i status zapłaty w jednym widoku.

• Stała kwota i klient płacący kartą: faktura po zapłacie, mniej korekt.
• Zmienna kwota albo akceptacja przez dział finansów: faktura z terminem i linkiem.
• Mieszany portfel klientów: oba modele w jednym koncie, wybór przy kontrahencie.

Ile kosztują faktury cykliczne z automatyczną płatnością

Koszt składa się z dwóch części. Pierwsza to oprogramowanie, które wystawia faktury, prowadzi harmonogram i przypomnienia. Druga to prowizja dostawcy płatności od każdej transakcji, zależna od metody i Twojej umowy z dostawcą.

Oplac jest oprogramowaniem, a nie instytucją płatniczą. Pieniądze przyjmuje i rozlicza licencjonowany dostawca, z którym Twoja firma ma umowę, i trafiają one na Twój rachunek bez pośrednictwa Oplac. Pełne porównanie planów znajdziesz w cenniku.

Faktury cykliczne a księgowość i biuro rachunkowe

Automatyczna płatność porządkuje też księgowość. Każda faktura ma status zapłaty i datę wpływu, więc rozrachunki z kontrahentami nie wymagają ręcznego parowania. Eksport faktur z informacją o płatności trafia do księgowości raz w miesiącu, a z KSeF biuro pobiera dokumenty bezpośrednio. Jeśli księgowość prowadzi zewnętrzne biuro, warto sprawdzić, czy pracuje w programie dla biura rachunkowego, który zbiera dokumenty wszystkich klientów w jednym miejscu, bo wtedy status zapłaty z Oplac i e-faktury z KSeF lądują u niego bez przesyłania maili.

Webhook invoice.paid przekazuje informację o każdej wpłacie do Twojego systemu, na przykład CRM albo programu, w którym rozliczasz godziny zespołu, a API płatności pozwala zakładać subskrypcje i faktury z Twojej aplikacji.

Pytania do dostawcy przed wyborem faktur cyklicznych z płatnością

• Czy faktura cykliczna może mieć link do płatności z BLIK i kartą, a nie tylko numer rachunku?
• Czy wpłata z linku sama oznacza fakturę jako opłaconą i zatrzymuje przypomnienia?
• Czy mogę obciążać kartę klienta automatycznie i wystawić fakturę dopiero po zapłacie?
• Co się dzieje, gdy obciążenie się nie uda, ile jest ponowień i czy klient dostaje link do dopłaty?
• Czy faktury trafiają do KSeF automatycznie, z numerem KSeF zapisanym przy fakturze?
• Czy mogę mieć w jednym koncie klientów płacących kartą i klientów płacących przelewem z terminem?
• Czy narzędzie przyjmuje pieniądze samo, czy działa na umowie z licencjonowanym dostawcą płatności?

Oplac odpowiada twierdząco na pierwsze sześć pytań, a na siódme tak, że środki przyjmuje licencjonowany dostawca, z którym masz umowę. Wszystko sprawdzisz w piaskownicy, zanim podłączysz pierwszego klienta.