Zaliczka online od klienta przez link do płatności BLIK i kartą z fakturą zaliczkową

Dlaczego zaliczka przelewem po wycenie tak często nie przychodzi

Firma usługowa wysyła wycenę, klient odpisuje „bierzemy”, a potem zaczyna się czekanie. Numer rachunku trzeba przepisać, tytuł przelewu wymyślić, a klient odkłada to na wieczór i zapomina. Po trzech dniach nie wiesz, czy termin jest zajęty, czy wolny, a materiał na zlecenie czeka w hurtowni na Twoją decyzję.

Link do płatności skraca tę drogę do jednego kliknięcia. Klient płaci w chwili, gdy jeszcze ma w głowie rozmowę z Tobą, a jeśli nie zapłaci w terminie ważności linku, wiesz, że zlecenie nie jest potwierdzone i możesz zaproponować termin komuś innemu. Ta różnica liczy się najbardziej w branżach, w których jeden zarezerwowany dzień pracy kosztuje kilkaset złotych: remonty, montaże, fotografia ślubna, catering, szkolenia, usługi prawne i doradcze.

Zaliczka czy zadatek przy płatności online

Obie wpłaty przychodzą tym samym linkiem, ale prawnie działają inaczej. Wybierz właściwą przed wysłaniem linku i nazwij ją tak samo w umowie, w opisie płatności i na fakturze.

Zaliczka jest bezpieczniejsza dla klienta, więc łatwiej ją zaakceptować przy pierwszym zleceniu. Zadatek lepiej chroni firmę przed pustymi terminami i opisujemy go osobno we wpisie zadatek za wizytę online. Jeśli nie jesteś pewien, który zapis pasuje do Twojej umowy, daj ją do przejrzenia prawnikowi.

Zaliczka online od klienta krok po kroku

1. 01Uzgodnij zakres i kwotę. Wyślij ofertę albo umowę z wysokością zaliczki, terminem zapłaty i zasadą zwrotu. Przy większych zleceniach firmowych umowę można podpisać zdalnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który ma moc podpisu odręcznego.
2. 02Utwórz link do płatności. W panelu wpisujesz kwotę, opis z numerem oferty i termin ważności. Link może być jednorazowy, żeby klient nie zapłacił dwa razy.
3. 03Wyślij link tam, gdzie klient odpisuje. Mail z ofertą, SMS, komunikator. Do wydruku albo na ekran panel generuje też kod QR.
4. 04Klient płaci. Na stronie płatności wybiera BLIK, kartę, Apple Pay, Google Pay albo szybki przelew. Środki przyjmuje licencjonowany dostawca płatności i przekazuje na Twój rachunek.
5. 05Potwierdź zlecenie. Wpłatę widzisz w panelu i w powiadomieniu e-mail. Jeśli masz system rezerwacji albo CRM, dostaje on webhook i sam oznacza zlecenie jako potwierdzone.
6. 06Wystaw fakturę zaliczkową. Datę i kwotę wpłaty bierzesz z panelu, a fakturę wystawiasz w swoim programie do faktur.

Jak tworzyć linki, ustawiać termin ważności i generować kod QR, pokazujemy na stronie link do płatności.

Ile zaliczki brać od klienta

Nie ma ustawowej wysokości zaliczki. Kwota wynika z umowy, więc ustal ją tak, żeby pokrywała to, co tracisz, gdy klient zniknie po potwierdzeniu.

• Koszt materiału zamawianego pod klienta. Płytki na wymiar, meble, części, wydruki. Zaliczka powinna pokryć co najmniej tę kwotę.
• Wartość zarezerwowanego czasu. Dzień ekipy albo termin w sezonie, którego nie sprzedasz komuś innemu.
• Ryzyko klienta. Nowy klient bez historii współpracy płaci zwykle więcej z góry niż firma, z którą pracujesz od lat.

Przy dużych zleceniach lepiej działają raty niż jedna wysoka zaliczka: część przy podpisaniu umowy, część przy rozpoczęciu prac, reszta po odbiorze. Każdą ratę wysyłasz osobnym linkiem z innym opisem, więc w panelu od razu widać, które etapy są opłacone.

Faktura zaliczkowa i KSeF po wpłacie online

Wpłata zaliczki rodzi obowiązek podatkowy w VAT w dniu jej otrzymania, w części, którą klient zapłacił. Fakturę zaliczkową wystawiasz najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostałeś pieniądze, i nie wcześniej niż 30 dni przed wpłatą. Po wykonaniu usługi wystawiasz fakturę końcową, która rozlicza wszystkie zaliczki.

Przy płatności online pamiętaj o kasie fiskalnej. Zaliczkę od osoby prywatnej rejestrujesz na kasie w dniu wpłaty, chyba że Twoja branża korzysta ze zwolnienia dla zapłaty przez rachunek, a z dowodu zapłaty jasno wynika, czego dotyczy. Część branż, na przykład usługi prawnicze, ze zwolnienia nie korzysta nigdy. Szczegóły ustal z księgowym, a z Oplac bierzesz listę wpłat z datą, kwotą i opisem. Jak link do płatności łączy się z e-fakturą, opisujemy we wpisie KSeF a płatności online.

Zwrot zaliczki zapłaconej online

Gdy zlecenie się nie odbędzie, zwrot zlecasz w panelu Oplac przy tej samej płatności. Dostawca płatności oddaje pieniądze na metodę, którą klient płacił, czyli na kartę albo na rachunek powiązany z BLIK-iem, więc nie musisz prosić klienta o numer konta. Możesz zwrócić całą kwotę albo część, jeśli umowa pozwala potrącić koszt materiału już zamówionego pod klienta. Status zwrotu widzisz w panelu, a system rezerwacji dostaje go webhookiem.

Zaliczka przelewem na rachunek czy przez link do płatności

Uczciwie: jeśli bierzesz dwie zaliczki w miesiącu i klienci płacą na czas, przelew wystarczy. Link opłaca się, gdy zaliczek jest kilkanaście albo więcej, gdy klient ma zapłacić w ciągu godzin, a nie dni, albo gdy dopasowywanie przelewów zajmuje komuś w firmie realny czas.

Ile kosztuje przyjmowanie zaliczek online

Linki do płatności z BLIK-iem, kartą i kodem QR, zwroty z panelu i portal klienta są w planie Start za 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT albo 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej, przy obrocie do 50 000 zł. Plan Firma za 299 zł netto + 23% VAT dodaje faktury VAT w KSeF i przypomnienia o niezapłaconych fakturach. Do tego dochodzi prowizja dostawcy płatności od każdej wpłaty, według jego cennika, a Oplac nie dolicza własnej prowizji. Szczegóły są w cenniku.

Kancelarie, które pobierają zaliczkę na poczet honorarium przed rozpoczęciem sprawy, znajdą opis całego procesu na stronie płatności online dla kancelarii prawnej.

Czy zaliczkę można zapłacić BLIK-iem?

Tak. Klient otwiera link do płatności, wybiera BLIK, wpisuje kod z aplikacji banku i potwierdza kwotę. Wpłata przychodzi od razu, a Ty widzisz ją w panelu jako opłaconą. Nie potrzebujesz terminala ani sklepu internetowego.

Kiedy wystawić fakturę zaliczkową po wpłacie online?

Najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaliczka wpłynęła. Datą otrzymania zaliczki przy płatności online jest dzień, w którym pieniądze zostały zaksięgowane na Twoją rzecz u dostawcy płatności lub na rachunku. Przy kliencie firmowym faktura trafia do KSeF.

Czy zaliczka podlega zwrotowi?

Co do zasady tak, jeśli umowa nie zostanie wykonana, bo zaliczka w przeciwieństwie do zadatku nie jest zabezpieczeniem dla firmy. Strony mogą w umowie ustalić inne zasady, na przykład potrącenie kosztu materiału zamówionego pod klienta.

Czy zaliczkę online trzeba nabić na kasę fiskalną?

Wpłatę od osoby prywatnej co do zasady rejestrujesz na kasie w dniu otrzymania. Niektóre branże korzystają ze zwolnienia przy zapłacie przez rachunek, a niektóre, na przykład usługi prawnicze, nie korzystają z niego wcale. Sposób ewidencji ustal z księgowym.

Jak wysłać klientowi link do zapłaty zaliczki?

Utwórz link w panelu albo przez API, a potem wyślij go mailem, SMS-em lub w komunikatorze. Możesz też pokazać kod QR na ekranie albo wydrukować go na ofercie. Link ma kwotę, opis i termin ważności, więc klient nie przepisuje żadnych danych.