Jak przyjmować płatności za wynajem sprzętu?
Po ustaleniu terminu wyślij klientowi link z kwotą wynajmu i opisem sprzętu. Płaci BLIK-iem lub kartą, a Ty potwierdzasz rezerwację po wpłacie. Kaucję pobierz osobnym linkiem i zwróć po oddaniu sprzętu. Gdy klient przedłuży wynajem, wyślij link na dopłatę. Dla firm wystaw fakturę po wpłacie.
Rezerwacja na słowo i gotówka przy wydaniu
Mała wypożyczalnia, na przykład sprzętu budowlanego, nagłośnienia, kamperów, rowerów czy sprzętu fotograficznego, zwykle działa na telefon. Klient dzwoni, ustalacie termin, a pieniądze są dopiero przy odbiorze. Jeśli się nie zjawi, sprzęt stał bez przychodu, a w sezonie ktoś inny mógł go wynająć.
Drugi kłopot to rozliczenia po zwrocie. Klient oddaje sprzęt dzień później, uszkodzenie wychodzi na jaw przy sprawdzaniu, a Ty negocjujesz kwotę, której nie masz jak wygodnie pobrać. Płatność przed wydaniem i osobne linki na dopłaty porządkują ten proces bez zmiany sposobu, w jaki pracujesz.
Opłata z góry, kaucja, dopłata i pakiety dla firm
- Opłata za wynajem z góry. Pełna kwota albo połowa przy rezerwacji, reszta przed wydaniem. Link do płatności z opisem „Wiertarka udarowa, 12 do 14 czerwca” zamyka rezerwację.
- Kaucja. Osobny link na stałą kwotę. Oplac nie blokuje środków na karcie jak terminal z preautoryzacją, więc kaucja jest zwykłą wpłatą, a po oddaniu sprzętu zwracasz ją zgodnie z regulaminem.
- Dopłata za dodatkowe dni lub uszkodzenia. Gdy klient przedłuża wynajem, wysyłasz kolejny link na różnicę. Ten sam schemat sprawdza się przy rozliczeniu drobnych szkód.
- Wynajem dla firm. Ekipa budowlana czy agencja eventowa chce fakturę. W planie Firma faktura VAT powstaje po wpłacie i trafia do KSeF.
- Stali najemcy. Firma, która co miesiąc wynajmuje ten sam sprzęt, płaci stałą kwotę kartą w ramach płatności cyklicznych.
- Wydanie przy ladzie. Gdy klient pojawia się bez rezerwacji, pokaż kod QR do płatności, zamiast szukać terminala.
Gotówka przy wydaniu, terminal czy link do płatności
Opłata przed odbiorem
- Gotówka lub przelew przy wydaniu
- tylko po przypomnieniu
- Terminal
- tylko na miejscu
- Link Oplac
- link wysłany po rezerwacji
Płatność BLIK z telefonu
- Gotówka lub przelew przy wydaniu
- zależy od klienta
- Terminal
- zależy od terminala
- Link Oplac
- tak, BLIK i karta
Kaucja jako osobna wpłata
- Gotówka lub przelew przy wydaniu
- gotówka w kopercie
- Terminal
- tylko na miejscu
- Link Oplac
- osobny link
Preautoryzacja karty
- Gotówka lub przelew przy wydaniu
- brak
- Terminal
- zależy od terminala
- Link Oplac
- brak tej funkcji
Dopłata po zwrocie
- Gotówka lub przelew przy wydaniu
- negocjacje przy ladzie
- Terminal
- tylko na miejscu
- Link Oplac
- osobny link
Faktura VAT i KSeF dla firm
- Gotówka lub przelew przy wydaniu
- w programie do faktur
- Terminal
- w programie do faktur
- Link Oplac
- po wpłacie w planie Firma
Kalendarz dostępności sprzętu
- Gotówka lub przelew przy wydaniu
- poza zakresem
- Terminal
- poza zakresem
- Link Oplac
- brak tej funkcji
Oplac nie prowadzi kalendarza dostępności ani magazynu sprzętu. Rezerwacje masz w swoim arkuszu lub systemie wypożyczalni, a Oplac obsługuje wyłącznie pieniądze. Jeśli w sezonie wystawiasz kilkanaście faktur miesięcznie, przyda się też osobny program do ich obiegu, na przykład program do wystawiania faktur online, a Oplac przekaże do niego datę i kwotę wpłaty.
Weekend z agregatem prądotwórczym krok po kroku
Klient dzwoni w środę i chce agregat na sobotę i niedzielę. Ustalasz cenę 240 zł za dobę, czyli 480 zł, oraz kaucję 500 zł. Wysyłasz dwa linki w jednej wiadomości: pierwszy na 480 zł z opisem „Agregat, 14 do 15 czerwca”, drugi na 500 zł z opisem „Kaucja, agregat”. Po wpłacie obu kwot wpisujesz rezerwację do kalendarza. W niedzielę klient oddaje sprzęt o dwie godziny później niż w umowie, więc dostaje link na opłatę za zwłokę zgodną z regulaminem. Po sprawdzeniu agregatu zwracasz kaucję. W panelu masz trzy wpłaty z opisami, więc księgowość dostaje czytelny ślad bez grzebania w wyciągu.
Taki schemat nie wymaga zmiany sprzętu ani programu do rezerwacji. Zmienia się jedno: pieniądze są u Ciebie, zanim ktoś odbierze klucze.
Co zapisać w regulaminie wynajmu
Link do płatności nie zastąpi regulaminu. Zapisz w nim wysokość kaucji i termin jej zwrotu, zasady przedłużenia, opłatę za zwrot po terminie oraz zakres odpowiedzialności za uszkodzenia. Klient powinien go zaakceptować przed wpłatą, najlepiej linkiem w tej samej wiadomości co płatność. Przy kwotach, które mogą budzić spór, zasady przejrzyj z prawnikiem.
Sprzęt dla konsumentów podlega przepisom o prawach konsumenta, ale usługa wynajmu z określonym terminem ma swoje wyjątki od odstąpienia od umowy zawartej na odległość. Zakres wyjątków sprawdź w aktualnych przepisach albo u prawnika, bo zależy od rodzaju usługi i sposobu zawarcia umowy.
Ile kosztuje przyjmowanie płatności w wypożyczalni
Start
- Cena netto
- 199 zł/mies. (99 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie
- linki do opłat, kaucji i dopłat, BLIK i karta
Firma
- Cena netto
- 299 zł/mies. (149 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie
- Start plus faktury VAT, KSeF, przypomnienia i płatności cykliczne
Skala
- Cena netto
- 999 zł/mies. (499 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie
- Firma plus pełne ponawianie nieudanych płatności
Oplac nie dolicza prowizji od wpłat, a opłaty transakcyjne pobiera dostawca płatności według własnego cennika. Dla wypożyczalni z kilkunastoma wynajmami miesięcznie plan Start zwykle wystarcza, a Firma przydaje się przy stałych najemcach i fakturach. Pełne limity w cenniku. Zaliczki na termin opisujemy też we wpisie o zaliczce online.
Jak rozliczać płatności za wynajem sprzętu online?
Wyślij klientowi link z kwotą wynajmu i opisem sprzętu oraz terminu. Płaci BLIK-iem lub kartą, a rezerwację potwierdzasz po wpłacie. Dopłaty za dodatkowe dni albo uszkodzenia wysyłasz osobnym linkiem, a firmom wystawiasz fakturę po wpłacie.
Czy wypożyczalnia może pobierać kaucję przez link do płatności?
Tak, możesz wysłać osobny link z kwotą kaucji. Oplac nie blokuje środków na karcie jak terminal z preautoryzacją, więc kaucja jest zwykłą wpłatą, którą zwracasz po oddaniu sprzętu. Zasady zwrotu zapisz w regulaminie wynajmu.
Czy klient może zapłacić BLIK-iem za wynajem sprzętu?
Tak, klient może zapłacić BLIK-iem po otwarciu linku. Link wysyłasz SMS-em, mailem lub w komunikatorze, a płatność zatwierdza w aplikacji banku. Przy dużych kwotach limit BLIK zależy od banku, więc zaproponuj kartę albo podziel opłatę na zaliczkę i dopłatę.
Czy Oplac wystawia faktury za wynajem sprzętu?
W planie Firma faktura VAT powstaje po wpłacie i trafia do KSeF. Faktury zaliczkowej Oplac osobno nie wystawia, tę przygotowujesz we własnym programie księgowym. Stawkę VAT i sposób dokumentowania wynajmu potwierdź z księgowym.
Ile kosztuje przyjmowanie płatności w wypożyczalni?
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT lub 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej, a plan Firma 299 zł netto + 23% VAT lub 149 zł przy płatności rocznej. Dochodzą opłaty dostawcy płatności. Oplac nie dolicza prowizji od wpłat.