Płatności dla agencji eventowej z zaliczką od klienta, płatnościami etapowymi i fakturą w KSeF

Podwykonawcy chcą pieniędzy przed wpłatą klienta

Sala oczekuje wpłaty za termin, catering potwierdzenia zamówienia, a wypożyczalnia opłacenia sprzętu. Klient firmowy zaakceptował ofertę, ale dokument nadal czeka w jego księgowości. Agencja finansuje przygotowania z własnego rachunku, choć budżet wydarzenia formalnie zatwierdzono. Przy równoległych realizacjach pieniądze potrzebne na galę mogą być zamrożone w przygotowaniach do integracji.

Z wyprzedzeniem rezerwujesz też hostessy, tancerki albo DJ-kę na event firmowy, więc ich warunki płatności trzeba uwzględnić przed potwierdzeniem budżetu klientowi. Sama wysłana oferta nie pokryje tych zobowiązań. Zestaw terminy wpłat od klienta z terminami płatności dla podwykonawców i dopiero wtedy ustal, kiedy agencja może wiążąco zamówić poszczególne usługi.

Link wysłany razem z zaakceptowaną ofertą skraca drogę do zapłaty. Kwota jest już wpisana, a klient wybiera metodę płatności. Umowa powinna określać, do kiedy utrzymujesz wstępną dostępność sali i zespołu. Jeśli wpłata nie przyjdzie w terminie, przed ponownym potwierdzeniem sprawdzasz dostępność i aktualność kosztorysu.

Przelew, system eventowy czy link do płatności

Oplac nie robi kosztorysów, harmonogramu eventu ani bazy podwykonawców. Jeśli potrzebujesz tych funkcji, pozostaw je w swoim systemie eventowym, a link do płatności wykorzystaj do pobierania uzgodnionych kwot. Przed wyborem pełnego systemu sprawdź, czy obsługuje także dokumenty zaliczkowe i rozliczenie końcowe.

Zaliczka przy podpisaniu, transza przed wydarzeniem i dopłata po nim

Przykładowy harmonogram dla eventu za 60 000 zł netto może wyglądać tak. To propozycja do umowy, a nie obowiązujący standard branżowy. Dopasuj ją do zobowiązań wobec sali, cateringu i pozostałych wykonawców.

Kwoty w tabeli są netto. W linkach wpisujesz kwoty brutto po doliczeniu VAT właściwego dla rozliczanej usługi. Każdy link powinien mieć opis pozwalający rozpoznać wydarzenie i etap, na przykład zaliczkę na galę albo rozliczenie integracji. Klient od razu wie, za co płaci, a zespół nie myli transz między realizacjami.

Po evencie porównaj zamówiony zakres z wykonaniem. Dodatkowych gości, wydłużoną pracę obsługi czy uzgodnioną zmianę cateringu rozlicz według stawek zapisanych w umowie i zaakceptowanych zmian. Dopiero potem wyślij osobny link na pozostałą należność. Nie pobieraj ponownie całej ceny wydarzenia, skoro wcześniejsze transze są już zapłacone.

Jak ustawić płatności etapowe w agencji

1. 01Uzgodnij warunki przed rezerwacją. Wpisz do oferty kwotę zaliczki, terminy transz i moment potwierdzenia terminu. Zasady przyjmowania wpłat opisujemy też we wpisie zaliczka online.
2. 02Podłącz dostawcę płatności. Środki przyjmuje licencjonowany dostawca płatności i wypłaca je na rachunek agencji. Oplac służy do obsługi linków i statusów wpłat.
3. 03Przygotuj osobny link dla każdej transzy. Wpisz kwotę, opis wydarzenia i datę ważności. Wysyłaj link osobie odpowiedzialnej za zapłatę po stronie klienta, z zachowaniem jego procedury akceptacji.
4. 04Kontroluj wpłatę i przypominaj o terminie. Przypomnienia pomagają wrócić do nieopłaconej transzy. Sposób komunikacji opisuje przypomnienie o płatności faktury. Wygaśnięcie linku nie usuwa należności wynikającej z umowy.
5. 05Rozlicz wykonanie i dokumenty. Po wydarzeniu potwierdź zmiany z klientem, pobierz dopłatę i przekaż księgowości zestawienie wszystkich wpłat. Przy rezerwacji sal i terminów podobny proces opisują płatności za rezerwacje.

W umowie nazwij wpłatę i opisz skutki rezygnacji

Zaliczka jest częścią ceny i co do zasady podlega zwrotowi, gdy umowa nie zostaje wykonana. Ewentualne należności agencji za wykonane prace czy poniesione koszty wymagają odrębnej podstawy i rozliczenia. Sam opis przelewu nie daje prawa do zatrzymania całej zaliczki po odwołaniu eventu.

Zadatek ma inne skutki. Zgodnie z art. 394 Kodeksu cywilnego, jeśli umowa nie stanowi inaczej, przy niewykonaniu umowy z winy klienta agencja może odstąpić od umowy i zatrzymać zadatek. Przy odpowiedzialności agencji klient może żądać dwukrotności zadatku. Przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem albo niewykonaniu bez odpowiedzialności stron zadatek podlega zwrotowi.

W umowie nazwij wpłatę zaliczką albo zadatkiem, wskaż kwotę, termin, zasady odwołania i zmiany daty oraz sposób zatwierdzania dodatkowych kosztów. Ustal również termin zgłoszenia ostatecznej liczby gości. Przy weselach i innych umowach z konsumentami zweryfikuj zapisy pod kątem praw klienta. Regulamin płatności nie zastępuje umowy o organizację wydarzenia.

Faktura zaliczkowa poza Oplac i rozliczenie wpłaty końcowej

Oplac nie wystawia faktury zaliczkowej typu ZAL. Fakturę zaliczkową wystawiasz we własnym programie, pobierając datę i kwotę otrzymanej wpłaty z panelu. Tam też obsługujesz jej wysyłkę do KSeF, gdy dokument podlega temu obowiązkowi. Nie zastępuj faktury zaliczkowej zwykłą fakturą za całą usługę tylko dlatego, że klient zapłacił przez link.

W planie Firma za 299 zł netto miesięcznie + 23% VAT faktura VAT po wpłacie końcowej może powstać w Oplac i trafić do KSeF. Przy wcześniejszych fakturach zaliczkowych najpierw ustal z księgowością sposób ich uwzględnienia w rozliczeniu. Jeżeli dokument końcowy wymaga rozliczenia ZAL, którego nie obsłużysz w Oplac, wystaw go we własnym programie. Nie dokumentuj ponownie kwot już zafakturowanych.

Przed wysłaniem linków ustal, który program odpowiada za każdy dokument i kto kontroluje ich kompletność. Opis działania faktur po wpłacie znajdziesz na stronie integracja KSeF z płatnościami. Status płatności i status faktury sprawdzaj oddzielnie, bo przyjęcie pieniędzy nie oznacza zakończenia obowiązków dokumentacyjnych.

Odwołanie eventu i zwrot pieniędzy klientowi

Po odwołaniu wydarzenia zacznij od umowy i ustalenia, które usługi wykonano oraz jakie koszty można rozliczyć. Oddziel zaliczkę od zadatku. Potwierdź z klientem kwotę należnego zwrotu i podstawę ewentualnych potrąceń, zamiast traktować każdą wpłatę jako bezzwrotną rezerwację.

Zwrot zlecasz w panelu przy właściwej płatności. Pieniądze wracają na metodę, którą klient zapłacił. Rozliczając transze, sprawdź każdą wpłatę, aby nie zwrócić tej samej kwoty ponownie. Sam zwrot nie koryguje dokumentacji sprzedaży. Korektę faktury zaliczkowej obsłuż w programie, w którym ją wystawiono, wraz z wymaganym przekazaniem do KSeF.

Ile kosztują płatności dla agencji eventowej

Przy wyborze sprawdź też limity obrotu w cenniku, szczególnie gdy agencja przyjmuje wysokie transze za kilka wydarzeń. Opłaty transakcyjne pobiera dostawca płatności według swojego cennika. Oplac nie dolicza prowizji od wpłat. Abonament nie zastępuje kosztów programu potrzebnego do faktur zaliczkowych.

Gdy agencja rozlicza całe wydarzenie z klientem

Taki układ pasuje do eventów firmowych, integracji, wesel, gal i pikników rodzinnych dla firm, gdy agencja przyjmuje płatność od zamawiającego i rozlicza podwykonawców. Jeśli dodatkowo zbierasz opłaty od uczestników, oddziel je od transz klienta zlecającego organizację. Ten wariant opisujemy we wpisie płatności za konferencję.

Ile zaliczki brać za organizację eventu?

Zaliczkę ustal tak, żeby pokrywała zobowiązania, które agencja musi opłacić przed kolejną transzą klienta. Przykładowe 30 procent przy podpisaniu umowy ma sens tylko wtedy, gdy odpowiada tym kosztom. Przy evencie za 60 000 zł netto oznacza to 18 000 zł netto. Kwotę brutto i warunki rezerwacji zapisz w umowie.

Czy zaliczka za event jest zwrotna?

Tak, zaliczka co do zasady podlega zwrotowi, gdy umowa nie zostaje wykonana. Rozliczenie wykonanych prac i kosztów agencji wymaga odrębnej podstawy, więc sprawdź umowę oraz okoliczności odwołania. Zadatek działa inaczej na zasadach art. 394 Kodeksu cywilnego. Nie nazywaj wpłaty zaliczką, jeśli uzgadniasz z klientem skutki właściwe dla zadatku.

Jak wystawić fakturę zaliczkową za event?

Fakturę zaliczkową za event wystaw we własnym programie do faktur, ponieważ Oplac nie obsługuje dokumentu typu ZAL. Datę i kwotę otrzymanej wpłaty odczytasz w panelu. W swoim programie obsłuż także KSeF, jeśli dokument podlega wysyłce. Przy rozliczeniu końcowym uwzględnij wcześniejsze faktury zaliczkowe, aby nie zafakturować ponownie tych samych kwot.

Czy klient firmowy może zapłacić za event BLIK-iem?

Tak, klient firmowy może opłacić link za event BLIK-iem, jeśli pozwalają na to limity jego banku i firmowe zasady płatności. Ten sam link udostępnia kartę oraz szybki przelew. Przy większej transzy klient powinien wcześniej sprawdzić dostępny limit. Metoda płatności nie zmienia obowiązku prawidłowego wystawienia faktury ani rozliczenia zaliczki.

Ile kosztuje system płatności dla agencji eventowej?

Oplac kosztuje 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Start, 299 zł w planie Firma i 999 zł w planie Skala. Przy płatności rocznej ceny miesięczne wynoszą odpowiednio 99 zł, 149 zł i 499 zł netto + 23% VAT. Dostawca płatności pobiera opłaty transakcyjne, a Oplac nie dolicza prowizji od wpłat. Faktury VAT i KSeF po wpłacie obejmuje plan Firma.