Zadatek za wizytę online w salonie i gabinecie pobierany linkiem BLIK i kartą

Dlaczego salony i gabinety biorą zadatek

Pusty termin w kalendarzu kosztuje podwójnie: tracisz przychód z wizyty i nie możesz już sprzedać tej godziny komuś innemu. Przy usługach trwających dwie lub trzy godziny, jak koloryzacja, przedłużanie rzęs, zabieg na twarz czy sesja tatuażu, jedna nieobecność to często kilkaset złotych straty i niewykorzystany czas specjalistki.

Zadatek zmienia zachowanie klientów, bo rezerwacja przestaje być darmowa. Osoba, która zapłaciła 50 zł, częściej przychodzi albo odwołuje wizytę z wyprzedzeniem, a to daje Ci czas, żeby wpisać kogoś z listy rezerwowej. Właściciele salonów zwykle zaczynają od zadatku tylko na długie i drogie usługi oraz dla nowych klientów, a stałych klientów zwalniają z tego obowiązku.

Zadatek czy zaliczka za wizytę, co wybrać

To dwie różne rzeczy w prawie cywilnym i warto nazwać wpłatę świadomie, bo od nazwy zależy, co dzieje się z pieniędzmi, gdy wizyta się nie odbędzie.

Jeśli celem jest ochrona przed nieobecnościami, właściwym słowem jest zadatek. Przy większych zleceniach, gdzie wpłata ma pokryć materiał, częściej bierze się zaliczkę, a jej pobieranie i fakturę zaliczkową opisujemy we wpisie zaliczka online od klienta. Przepis działa w obie strony, więc salon, który sam odwołuje terminy w ostatniej chwili, ryzykuje zwrot podwójnej kwoty. Przy nowym regulaminie warto poprosić prawnika o przejrzenie jednego akapitu o zadatku, bo to tani sposób na uniknięcie sporów.

Ile wynosi zadatek za wizytę

Nie ma ustawowej wysokości zadatku. W praktyce salony i gabinety stosują jeden z trzech modeli.

• Kwota stała, na przykład 50 zł. Prosta do zakomunikowania i dobra dla usług w podobnej cenie, jak manicure, strzyżenie czy konsultacja.
• Procent ceny usługi, zwykle 20 do 50 procent. Lepiej pasuje do usług droższych i dłuższych, jak koloryzacja, makijaż permanentny albo zabiegi medycyny estetycznej.
• Pełna przedpłata. Spotykana przy zabiegach, do których zamawiasz materiał pod konkretnego klienta, i przy warsztatach z limitem miejsc.

Za wysoki zadatek odstrasza nowych klientów, za niski nie zmienia ich zachowania. Dobry punkt startu to kwota, której utrata zaboli bardziej niż odwołanie wizyty z dzień wcześniej, a przy tym nie przekracza połowy ceny usługi.

Jak pobrać zadatek za wizytę online, krok po kroku

1. 01Klient umawia wizytę przez telefon, komunikator albo system rezerwacji, a termin ma w kalendarzu status „czeka na zadatek”.
2. 02Tworzysz link do płatności z kwotą zadatku, opisem „Zadatek, koloryzacja 14 października, 10:00” i terminem ważności, na przykład 24 godzin. W opisie wpisujesz krótko zasady odwołania, żeby klient widział je przed zapłatą.
3. 03Wysyłasz link SMS-em z telefonu, w komunikatorze albo e-mailem prosto z panelu.
4. 04Klient płaci na telefonie BLIK-iem, kartą, Apple Pay albo Google Pay. Status „opłacony” widzisz od razu, więc potwierdzasz wizytę bez sprawdzania wyciągu z konta.
5. 05Gdy link wygaśnie bez płatności, zwalniasz termin i proponujesz go osobie z listy rezerwowej.
6. 06W dniu wizyty zadatek odejmujesz od ceny, a resztę klient płaci na miejscu, terminalem, gotówką albo kodem QR.

Jeśli korzystasz z systemu rezerwacji, który ma API albo webhooki, link do zadatku może powstawać sam przy każdej rezerwacji. System wysyła zapytanie do API płatności, a po wpłacie dostaje webhook i sam potwierdza termin. Gdy link wygaśnie, dostaje zdarzenie o wygaśnięciu i zwalnia godzinę. Całość opisujemy na stronie płatności za rezerwacje online.

Zwrot zadatku przy odwołaniu wizyty

Zasady zwrotu ustalasz sam i zapisujesz w regulaminie wizyt. Najczęściej spotykany układ wygląda tak: odwołanie do 24 albo 48 godzin przed wizytą oznacza zwrot zadatku albo przeniesienie go na nowy termin, późniejsze odwołanie i nieobecność oznaczają, że zadatek zostaje w salonie.

Zwrot zadatku zapłaconego online robisz w panelu albo przez API. Oplac przekazuje polecenie dostawcy płatności, a ten oddaje pieniądze na metodę, którą klient płacił, czyli na rachunek przy BLIK-u i na kartę przy płatności kartą. Nie prosisz klienta o numer konta i nie robisz ręcznego przelewu. W historii płatności widzisz, kto dostał zwrot i kiedy.

Przeniesienie zadatku na nowy termin nie wymaga żadnej operacji płatniczej. Wystarczy notatka przy wizycie, że zadatek z poprzedniej rezerwacji jest już opłacony.

Zadatek za wizytę a kasa fiskalna i faktura

Zadatek i zaliczka to dla fiskusa wpłata na poczet usługi, a obowiązek podatkowy w VAT powstaje w chwili jej otrzymania. Usługi fryzjerskie i kosmetyczne nie korzystają ze zwolnienia z kasy dla płatności przez bank, więc zadatek od osoby prywatnej zwykle ewidencjonujesz na kasie fiskalnej w dniu wpływu, a przy wizycie nabijasz już tylko pozostałą kwotę. Klient firmowy dostaje fakturę zaliczkową. Przed wdrożeniem zadatków ustal z księgowością, jak dokładnie rejestrujesz te wpłaty w Twojej formie opodatkowania.

Tu płatność online pomaga bardziej niż przelew. Każda wpłata ma opis wizyty i datę, więc zestawienie zadatków z jednego dnia pobierasz z panelu, zamiast szukać przelewów z różnymi tytułami w historii rachunku.

Ile kosztuje pobieranie zadatków online

Koszt składa się z dwóch części. Prowizję od każdej płatności BLIK-iem i kartą pobiera dostawca płatności według swojego cennika, a jak ją policzyć dla swojego obrotu, pokazujemy we wpisie BLIK prowizja dla firm. Oprogramowanie do linków, kodów QR, zwrotów i statusów to abonament Oplac: plan Start za 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT albo 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej, bez prowizji Oplac od transakcji.

Przy salonie, który ma w miesiącu choćby trzy nieodwołane wizyty po 200 zł, sam zatrzymany zadatek pokrywa abonament, a odzyskane terminy, które udało się sprzedać komuś z listy rezerwowej, są czystym zyskiem. Gdy kalendarz zaczyna się zapełniać, warto zadbać też o to, żeby salon był widoczny dla nowych klientów, na przykład przez pozycjonowanie strony firmy w Google.

Czy salon może pobierać zadatek za wizytę?

Tak. Salon i gabinet mogą uzależnić rezerwację od wpłaty zadatku, jeśli klient zna tę zasadę przed umówieniem wizyty. Najlepiej opisać ją w regulaminie wizyt i w opisie linku do płatności, wraz z terminem, do którego odwołanie oznacza zwrot.

Czy zadatek za wizytę przepada, gdy klient nie przyjdzie?

Tak, jeśli wpłata została nazwana zadatkiem, a klient nie przyszedł bez odwołania w terminie z regulaminu. Zgodnie z art. 394 Kodeksu cywilnego salon może wtedy zatrzymać zadatek. Zaliczka co do zasady podlega zwrotowi.

Ile powinien wynosić zadatek za wizytę?

Przepisy nie określają wysokości. Salony najczęściej biorą stałą kwotę, na przykład 50 zł, albo 20 do 50 procent ceny usługi. Wyższy zadatek ma sens przy długich i drogich zabiegach oraz u nowych klientów.

Jak zwrócić zadatek zapłacony BLIK-iem?

W Oplac zlecasz zwrot w panelu albo przez API, a dostawca płatności oddaje pieniądze na rachunek klienta, z którego zapłacił BLIK-iem. Nie potrzebujesz numeru konta klienta, a status zwrotu widzisz w historii płatności.