Płatności w gabinecie weterynaryjnym z przedpłatą za zabieg, depozytem i abonamentem profilaktycznym

Pusty termin na planowej operacji kosztuje więcej niż pusta wizyta

Wizyta kontrolna, która się nie odbyła, to stracone kilkanaście minut. Odwołana kastracja, zabieg stomatologiczny albo operacja ortopedyczna blokuje salę, anestezjologa, materiały i dzień lekarza. Gabinet przygotowuje zestaw i grafik, a opiekun dzwoni rano, że jednak nie przyjedzie.

Przedpłata zmienia tę rachunkowość. Opiekun, który wpłacił część kwoty, przychodzi częściej, a gabinet ma pokrycie dla materiałów. Warunki, czyli wysokość wpłaty i zwrot przy odwołaniu z wyprzedzeniem, zapisujesz w regulaminie lub zgodzie na zabieg. Link z kwotą i opisem to tylko wygodny sposób pobrania tej wpłaty.

Drugi problem to rozliczenie z recepcją. Przy telefonicznych rezerwacjach przelewy przychodzą z opisem "za kota" albo bez opisu, a recepcja po południu sprawdza wyciąg. Link z imieniem pacjenta i rodzajem zabiegu rozwiązuje to w jednym miejscu.

Przelew, terminal w recepcji czy link do płatności

Oplac nie prowadzi kart pacjentów ani terminarza. Wizyty nadal planujesz w programie dla gabinetu weterynaryjnego, a Oplac odpowiada za pieniądze. Połączenie z takim programem jest możliwe przez API i webhooki, o ile program obsługuje taką integrację.

Przedpłata, depozyt i dopłata po zabiegu

• Przedpłata za planowy zabieg. Przy zabiegu za 1 800 zł możesz ustalić 500 zł przedpłaty, a resztę po odbiorze zwierzęcia. Wpłata trafia z linku do płatności, a termin potwierdza recepcja.
• Depozyt za hospitalizację. Przy pobycie kilkudniowym opiekun wpłaca kwotę wyjściową, a po wypisie rozliczasz różnicę. Osobny link przy każdej dopłacie zostawia ślad, za co zapłacono.
• Wizyta domowa. Lekarz pokazuje kod QR do płatności, a opiekun płaci własnym telefonem. Nie nosisz terminala ani gotówki.
• Plan profilaktyczny. Pakiet szczepień i kontroli rocznych możesz sprzedać jako stałą opłatę miesięczną. Płatności cykliczne w planie Firma pobierają ją z karty opiekuna po jego zgodzie.
• Dopłata za dodatkowe badania. Gdy w trakcie zabiegu okazuje się, że potrzebne są badania krwi, dopłatę wysyłasz osobnym linkiem po zgodzie opiekuna.

Faktura, kasa fiskalna i zwroty

Usługi weterynaryjne dla osób prywatnych zwykle wymagają ewidencji na kasie fiskalnej, chyba że przysługuje zwolnienie. Samo przyjęcie płatności z linku nie rozstrzyga o zwolnieniu, więc sposób ewidencji ustal z księgowym. Oplac nie zastępuje kasy, tylko przyjmuje wpłatę i pokazuje jej status.

Dla firm (hodowle, schroniska, stajnie) w planie Firma faktura VAT powstaje po wpłacie i trafia do KSeF. Zasady opisuje integracja KSeF z płatnościami. Faktury zaliczkowej Oplac osobno nie wystawia, ją przygotowujesz we własnym programie.

Zwrot przedpłaty przy odwołaniu zabiegu wykonujesz z panelu, zgodnie z regulaminem gabinetu. Podaj w nim termin, do którego zwrot jest pełny, i sytuacje, w których gabinet zatrzymuje część wpłaty, na przykład po przygotowaniu zestawu operacyjnego.

Ile kosztują płatności dla gabinetu weterynaryjnego

Oplac nie dolicza prowizji od wpłat, a opłaty transakcyjne pobiera dostawca płatności według własnego cennika. Pełne limity znajdziesz w cenniku. Do samych przedpłat zwykle wystarcza Start.

Gabinety, które planują zabiegi z wyprzedzeniem

Rozwiązanie pasuje do gabinetów z chirurgią, stomatologią i weterynaryjną opieką domową, gdzie pusty termin kosztuje. Mniej sensu ma przy samych szybkich wizytach kontrolnych, bo przedpłata dla opiekuna bywa wtedy większą barierą niż zyskiem. Podobny schemat dla salonów i gabinetów opisujemy we wpisie o zadatku za wizytę online. Jeśli prowadzisz własną stronę gabinetu, przy aktualizacjach pomaga opieka nad stroną WordPress w stałym abonamencie, żeby formularz rezerwacji i linki do płatności działały bez przerw.

Czy gabinet weterynaryjny może pobierać przedpłatę za zabieg?

Tak, gabinet może ustalić przedpłatę za planowy zabieg, jeśli wynika to z regulaminu lub zgody opiekuna. Zapisz wysokość wpłaty, termin zwrotu przy odwołaniu i skutki niestawiennictwa. Przedpłatę pobierzesz linkiem BLIK lub kartą, a resztę po zabiegu. Warunki prawne potwierdź u prawnika.

Jak przyjąć płatność za wizytę domową weterynarza?

Lekarz może pokazać na telefonie kod QR prowadzący do płatności. Opiekun skanuje go własnym telefonem, wybiera BLIK lub kartę i zatwierdza w aplikacji banku. Gabinet widzi status w panelu. Gotówka i przenośny terminal nie są potrzebne, ale ewidencję na kasie ustal z księgowym.

Czy opiekun może zapłacić za zabieg BLIK-iem?

Tak, opiekun może zapłacić za zabieg BLIK-iem po otwarciu linku do płatności. Link wysyłasz SMS-em lub mailem, a płatność zatwierdza się w aplikacji banku. Limity BLIK zależą od banku, więc przy dużych kwotach zaproponuj kartę albo rozbij płatność na przedpłatę i dopłatę.

Czy da się sprzedawać plan profilaktyczny abonamentem?

Tak, w planie Firma moduł Bill pobiera stałą opłatę miesięczną z karty opiekuna po jego zgodzie. Zakres planu (szczepienia, kontrole, odrobaczanie) opisz w ofercie. Oplac pilnuje płatności, a wizyty nadal rejestrujesz w programie gabinetu.

Ile kosztuje system płatności dla gabinetu weterynaryjnego?

Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT lub 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej, a plan Firma 299 zł netto + 23% VAT lub 149 zł przy płatności rocznej. Dochodzą opłaty dostawcy płatności według jego cennika. Oplac nie dolicza prowizji od wpłat.