Płatności za zajęcia dla dzieci BLIK-iem i kartą, jak zbierać opłaty od rodziców

Koperty, przelewy z dowolnym tytułem i lista w szatni

W akademii piłkarskiej, szkole tańca dla dzieci czy na zajęciach z robotyki opłaty zbiera się zwykle na dwa sposoby. Pierwszy to koperta z gotówką, którą rodzic daje trenerowi przed treningiem, a trener zapisuje to na kartce. Drugi to przelew, w którym rodzic wpisuje tytuł, jaki przyjdzie mu do głowy: „Zosia czerwiec”, „opłata za zajęcia”, a czasem samo nazwisko, które nie zgadza się z nazwiskiem dziecka.

Na początku sezonu to jeszcze działa. Przy pięćdziesięciu dzieciach w kilku grupach ktoś co miesiąc spędza wieczór nad wyciągiem, dopasowuje przelewy do listy i wysyła przypomnienia tym, którzy zapomnieli. Rodzeństwo płaci jednym przelewem bez opisu, kto za co. Po dwóch miesiącach okazuje się, że troje dzieci trenuje bez opłaty, a trener nie chce o tym rozmawiać z rodzicem w szatni.

Link do płatności rozwiązuje oba problemy naraz. Kwota i opis są w linku, więc rodzic nic nie wpisuje, a wpłata sama przypisuje się do dziecka i grupy. Kto nie zapłacił, widać w panelu jednym filtrem.

Gotówka, przelew czy link do płatności przy zajęciach dla dzieci

Uczciwie: jeśli prowadzisz jedną grupę piętnaściorga dzieci, a rodzice płacą przelewem na czas, nie potrzebujesz żadnego systemu. Link i opłata z karty opłacają się, gdy grup jest kilka, dzieci kilkadziesiąt albo więcej i gdy rozliczenie wpłat zajmuje komuś realny czas co miesiąc.

Płatności za zajęcia dla dzieci krok po kroku

1. 01Załóż konto i podepnij dostawcę płatności. Dostawca weryfikuje organizatora i wypłaca środki na jego rachunek. Wdrożenie przez nasz zespół jest w cenie planu.
2. 02Utwórz link dla każdej grupy. Kwota miesięczna, nazwa grupy i dni zajęć w opisie. Taki link do płatności rodzic otwiera na telefonie i płaci BLIK-iem albo kartą.
3. 03Ustal, co rodzic wpisuje. Na stronie płatności rodzic podaje imię dziecka albo numer z listy grupy. Pełne nazwisko dziecka nie jest potrzebne w opisie, który widzi bank.
4. 04Włącz opłatę miesięczną z karty. Rodzic, który chce mieć spokój, podaje kartę raz i zgadza się na obciążenia co miesiąc. Działa to jak płatności cykliczne w abonamencie, z datą pobrania, którą ustalasz.
5. 05Roześlij link i powieś kod QR. Wiadomość do rodziców w grupie, mail po zapisie, kod QR na tablicy w szatni. Link do formularza zapisów na nowy sezon, który krąży w grupach rodziców, warto podać jako krótki link z własną domeną, żeby było widać, że pochodzi od klubu.
6. 06Sprawdzaj zaległości jednym filtrem. Panel pokazuje, kto opłacił dany miesiąc, a kto nie, i wysyła przypomnienie e-mail z tym samym linkiem. Listę wpłat eksportujesz do księgowości.

Kiedy pobierać opłatę za zajęcia i jak ustalić zasady

Najmniej kłopotu daje opłata z góry do 5. dnia miesiąca, za cały miesiąc, niezależnie od liczby zajęć w kalendarzu. Rodzic wie, ile płaci, a Ty nie liczysz wejść. Kilka zasad, które warto zapisać w regulaminie zajęć, zanim wyślesz pierwszy link:

• Opłata za semestr. Część rodziców woli zapłacić raz za cztery albo pięć miesięcy. Osobny link na kwotę semestralną z niewielkim rabatem zmniejsza liczbę wpłat do pilnowania.
• Rodzeństwo. Ustal, czy drugie dziecko ma zniżkę, i przygotuj na to osobny link, żeby rodzic nie musiał liczyć sam.
• Nieobecności. Napisz wprost, czy nieobecność dziecka obniża opłatę, czy zajęcia można odrobić w innej grupie. Bez tej zasady każda choroba kończy się negocjacją.
• Zajęcia odwołane przez organizatora. Zwrot albo zajęcia dodatkowe. Wybierz jedno i trzymaj się tego przez cały sezon.
• Obozy i turnieje wyjazdowe. Zaliczka przy zapisie, reszta przed wyjazdem, każda rata osobnym linkiem z terminem ważności.

Kilkoro dzieci jednego rodzica i zwroty za odwołane zajęcia

Gdy rodzic ma dwoje dzieci w różnych grupach, masz dwie drogi. Możesz wysłać dwa linki, po jednym na dziecko, i wtedy każda grupa ma czystą listę wpłat. Możesz też utworzyć jeden link na łączną kwotę z opisem obu dzieci, co rodzice zwykle wolą, bo płacą raz. Przy opłacie miesięcznej z karty druga droga jest wygodniejsza: jedna subskrypcja na rodzica, w opisie dwoje dzieci.

Zwrot za odwołane zajęcia albo obóz zlecasz w panelu przy tej samej płatności. Dostawca płatności oddaje pieniądze na kartę albo na rachunek powiązany z BLIK-iem, więc nie musisz prosić rodzica o numer konta. Możesz zwrócić całą kwotę albo część.

Faktura i kasa fiskalna przy opłatach od rodziców

Rodzic to zwykle osoba prywatna. Organizator prowadzący działalność gospodarczą co do zasady rejestruje sprzedaż usług osobom prywatnym na kasie fiskalnej, także przy zapłacie online. Część usług korzysta ze zwolnienia przy zapłacie przez rachunek, a zasady zależą od rodzaju zajęć i formy organizatora. Stowarzyszenie i klub bez działalności gospodarczej mają inne zasady niż firma. Sposób ewidencji ustal z księgowym, a z Oplac bierzesz listę wpłat z datą, kwotą i opisem.

Zdarza się, że rodzic prosi o fakturę na swoją firmę albo pracodawca dopłaca do zajęć dziecka. W planie Firma faktura powstaje po wpłacie z Twoją serią numerów, a faktura dla firmy trafia do KSeF. Jeśli rodzic zalega z zapłatą faktury, przypomnienia wychodzą według harmonogramu, tak jak przy przypomnieniu o płatności faktury.

Ile kosztuje system płatności za zajęcia dla dzieci

Linki do płatności dla grup, stały kod QR, BLIK, karta i Apple Pay, zwroty z panelu i portal klienta są w planie Start za 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT albo 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej, przy obrocie do 50 000 zł. Plan Firma za 299 zł netto + 23% VAT (149 zł przy płatności rocznej) dodaje opłaty miesięczne pobierane z karty, faktury VAT w KSeF i przypomnienia e-mail. Do tego dochodzi prowizja dostawcy płatności od każdej wpłaty według jego cennika, a Oplac nie dolicza własnej prowizji. Szczegóły są w cenniku.

Studia dla dorosłych i szkoły tańca, które sprzedają karnety na wejścia i karnety miesięczne, znajdą opis całego procesu na stronie sprzedaż karnetów online.

Jak pobierać opłaty za zajęcia dla dzieci?

Przez link do płatności dla każdej grupy, wysyłany rodzicom w wiadomości, i kod QR w szatni. Rodzic płaci BLIK-iem albo kartą, a wpłata przypisuje się do dziecka po opisie. Rodzice, którzy chcą płacić automatycznie, podają kartę raz i opłata pobiera się co miesiąc sama.

Czy rodzic może zapłacić za zajęcia BLIK-iem?

Tak. Rodzic otwiera link albo skanuje kod QR, wybiera BLIK, wpisuje kod z aplikacji banku i potwierdza kwotę. Wpłata przychodzi od razu i ma status opłaconej w panelu organizatora. Nie potrzebujesz terminala płatniczego ani strony ze sklepem.

Czy opłata miesięczna za zajęcia może pobierać się automatycznie?

Tak, z karty w planie Firma. Przy pierwszej płatności rodzic podaje kartę i zgadza się na kolejne obciążenia, a następne miesiące pobierają się w ustalonym dniu. Gdy obciążenie się nie uda, rodzic dostaje e-mail z linkiem, w którym może zapłacić kartą albo BLIK-iem.

Jak sprawdzić, którzy rodzice nie zapłacili?

W panelu filtrujesz wpłaty po miesiącu i grupie, a lista pokazuje dzieci bez opłaconego okresu. Rodzicom z zaległością system wysyła przypomnienie e-mail z tym samym linkiem do płatności. Nie musisz porównywać wyciągu z listą ani pytać o zapłatę w szatni.

Ile kosztuje system płatności dla klubu lub szkoły zajęć dodatkowych?

W Oplac od 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Start albo 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej. Plan Firma z opłatami pobieranymi z karty i fakturami w KSeF kosztuje 299 zł netto + 23% VAT. Do tego dochodzi prowizja dostawcy płatności za BLIK i karty według jego cennika.