Klient biura rachunkowego nie płaci za usługi księgowe, co może zrobić biuro

Dlaczego klienci biur rachunkowych zalegają z opłatami

Usługa księgowa jest dla klienta niewidoczna, dopóki wszystko działa. Faktura za październik przychodzi razem z dziesiątkami innych dokumentów, ląduje w folderze „do zapłaty” i czeka. Większość zaległości w biurach nie wynika z braku pieniędzy, tylko z tego, że opłata za księgowość ma u klienta niski priorytet i nikt jej nie pilnuje.

Druga grupa to klienci z rzeczywistymi kłopotami finansowymi. U nich zaległość wobec biura rośnie zwykle równolegle z zaległościami wobec ZUS i dostawców, a biuro widzi to wcześniej niż ktokolwiek inny, bo prowadzi im rozrachunki. Tu liczy się czas, bo każdy miesiąc pracy bez zapłaty to koszt, którego biuro może już nie odzyskać.

Trzecia grupa to klienci niezadowoleni, którzy wstrzymują płatność zamiast powiedzieć, co im nie pasuje. Z nimi trzeba rozmawiać, a nie tylko wysyłać kolejne wezwania.

Kroki od pierwszego przypomnienia do wypowiedzenia umowy

Ścieżka działa najlepiej, gdy jest taka sama dla każdego klienta i opisana w umowie. Wtedy przypomnienie nie jest osobistą pretensją księgowej, tylko standardową procedurą biura.

1. 013 dni przed terminem. Krótka wiadomość z kwotą, numerem faktury i linkiem do płatności. Wielu klientów płaci od razu, bo nie musi przepisywać numeru rachunku.
2. 02W dniu terminu. Drugie przypomnienie z tym samym linkiem.
3. 037 dni po terminie. Informacja o zaległości, nadal uprzejma, z prośbą o kontakt, jeśli klient ma zastrzeżenia do faktury.
4. 0414 do 21 dni po terminie. Wezwanie do zapłaty z wyliczeniem odsetek i rekompensaty oraz z informacją, co stanie się po upływie kolejnego terminu.
5. 05Po bezskutecznym wezwaniu. Telefon właściciela biura i decyzja: rozłożenie na raty, zawieszenie części usług zgodnie z umową albo wypowiedzenie.
6. 06Po wypowiedzeniu. Przekazanie dokumentacji zgodnie z umową i odzyskiwanie należności w sądzie albo przez windykatora.

Pierwsze trzy kroki to praca, którą może wykonać program. Moduł Invoices w Oplac wysyła przypomnienia według harmonogramu, który ustawiasz raz, a wpłata z linku zatrzymuje kolejne wiadomości. Opis harmonogramu jest na stronie automatyczne przypomnienie o płatności faktury.

Odsetki i rekompensata za opóźnienie w płatności za księgowość

Usługa biura dla firmy to transakcja handlowa w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Daje to biuru dwa narzędzia, o których wiele biur nie pamięta.

Przy fakturze na 450 zł rekompensata 40 euro jest prawie tak duża jak sama zaległość. Nie musisz jej dochodzić od każdego klienta, ale wpisanie jej do wezwania zwykle przyspiesza zapłatę. Kurs euro do przeliczenia rekompensaty bierzesz z tabeli NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna.

Co wpisać do umowy z klientem biura rachunkowego

Najwięcej sporów o płatności zaczyna się od umowy, w której brakuje kilku zdań. Przed podpisaniem kolejnej umowy sprawdź, czy ma te zapisy.

• Termin i sposób płatności. Na przykład do 10. dnia miesiąca, z linkiem do płatności albo automatycznym obciążeniem karty.
• Zależność usług od płatności. Prawo do wstrzymania prac wykraczających poza obowiązki ustawowe przy zaległości powyżej jednego okresu.
• Okres wypowiedzenia i przekazanie dokumentów. Kto, kiedy i w jakiej formie przekazuje dokumentację po rozwiązaniu umowy.
• Zmiana ceny. Jak liczysz opłatę przy wzroście liczby dokumentów albo pracowników i od kiedy obowiązuje nowa kwota.
• Kanał przypomnień. Zgoda klienta na przypomnienia e-mailem i adres, na który mają trafiać.

Dokumenty i księgi klienta należą do klienta, więc nie traktuj ich jako zabezpieczenia długu. Treść zapisów o wstrzymaniu prac i przekazaniu dokumentów warto dać do przejrzenia prawnikowi, bo od nich zależy, co biuro może zrobić w sporze. Przed podpisaniem umowy z nową firmą możesz też sprawdzić klienta w rejestrze dłużników po NIP, co przy usługach rozliczanych z dołu ma sens tak samo jak przy sprzedaży towaru.

Jak sprawić, żeby klienci płacili biuru na czas

Odzyskiwanie zaległości to zawsze praca po fakcie. Biura, które mają najmniej zaległości, zmieniły sposób pobierania opłat, a nie treść wezwań.

• Abonament pobierany z karty. Klient na ryczałcie albo z pakietem stałej liczby dokumentów raz podaje kartę, a opłata pobiera się sama w ustalonym dniu. Przy nieudanym obciążeniu system ponawia próbę i pisze do klienta, zanim ktoś w biurze to zauważy.
• Faktura z linkiem do płatności. Klient ze zmienną kwotą płaci BLIK-iem albo kartą w chwili, gdy otwiera maila, zamiast odkładać przelew na później.
• Termin płatności przed terminami podatkowymi. Opłata do 10. dnia miesiąca, zanim biuro wykona pracę przy deklaracjach za poprzedni miesiąc.
• Jeden widok zaległości. Lista klientów z kwotą i liczbą dni po terminie, którą właściciel biura przegląda raz w tygodniu.

Wszystkie cztery rzeczy daje plan Firma w Oplac, opisany na stronie płatności dla biura rachunkowego. Abonament z obciążeniem karty prowadzi moduł Bill, a mechanizm ponowień opisujemy na stronie płatności cykliczne.

Ile kosztuje automatyczne pobieranie opłat od klientów biura

Plan Firma kosztuje 299 zł netto miesięcznie + 23% VAT albo 149 zł miesięcznie przy płatności rocznej i obejmuje abonamenty, faktury VAT wysyłane do KSeF, faktury z linkiem i przypomnienia. Do tego dochodzi prowizja dostawcy płatności od każdej wpłaty kartą i BLIK-iem, według jego cennika i Twojej umowy z nim.

Policz to na własnym przykładzie. Biuro z 50 klientami po średnio 500 zł ma 25 000 zł opłat miesięcznie. Jeśli zwykle dwóch klientów zalega po dwa miesiące, to 2 000 zł zamrożone stale, plus godziny księgowej spędzone na przypomnieniach i dopasowywaniu przelewów. Wystarczy, że automatyczne pobieranie skróci jedną taką zaległość w kwartale, i abonament się zwraca. Wszystkie plany porównujemy w cenniku.

Czy biuro rachunkowe może wstrzymać usługi, gdy klient nie płaci?

Może, jeśli przewiduje to umowa, i najlepiej z wyprzedzeniem zapowiedzianym na piśmie. Biuro nie powinno przy tym narażać klienta na szkodę przez nagłe zaniechanie obowiązków, które już przyjęło. Bezpieczniej jest wypowiedzieć umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Czy biuro rachunkowe może naliczyć odsetki za nieopłaconą fakturę?

Tak. Od klienta firmowego biuro może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych od dnia po terminie z faktury oraz rekompensaty 40 euro przy należności do 5 000 zł. Odsetki i rekompensatę warto wpisać do wezwania do zapłaty.

Czy biuro rachunkowe może zatrzymać dokumenty klienta za długi?

Nie powinno. Dokumenty i księgi należą do klienta, a biuro po rozwiązaniu umowy przekazuje je zgodnie z umową. Zaległość dochodzi się wezwaniem, pozwem albo przez windykatora, a nie przez wstrzymanie dokumentacji.

Jak przypominać klientom biura o płatności, żeby nie psuć relacji?

Ustal jedną ścieżkę dla wszystkich klientów i opisz ją w umowie. Przypomnienia wysyłane automatycznie według harmonogramu nie są osobistą pretensją księgowej, a link do płatności w wiadomości pozwala zapłacić od razu, bez szukania faktury i numeru rachunku.