Płatności dla firmy instalacyjnej z zaliczką na materiały, transzami za montaż i fakturą w KSeF
Oplac to oprogramowanie do płatności dla firmy instalacyjnej, które zamienia ofertę w opłaconą zaliczkę na materiały. Klient dostaje link, płaci BLIK-iem lub kartą, a Ty zamawiasz pompę ciepła, panele albo kocioł dopiero po wpłacie. Kolejne transze, za montaż i odbiór, wysyłasz osobnymi linkami, a klientom firmowym wystawiasz fakturę VAT, która w planie Firma trafia do KSeF. Środki przyjmuje licencjonowany dostawca płatności, a Oplac nie dolicza prowizji od wpłat.
Sprzęt zamówiony pod klienta, który po tygodniu milczy
W firmie instalacyjnej największy wydatek pojawia się, zanim zacznie się praca. Pompa ciepła, falownik, panele albo kocioł kupione pod konkretny dom lub halę kosztują tysiące złotych, a hurtownia nie przyjmie ich z powrotem bez straty. Klient, który zaakceptował ofertę, potrafi zniknąć na dwa tygodnie, a Ty zostajesz z zamrożoną gotówką i zablokowanym terminem ekipy.
Drugi kłopot to rozbite płatności. Zaliczka przelewem, reszta po montażu, dopłata za dodatkowy kabel albo przepust, o którym nikt nie wiedział przy wycenie. Każda wpłata przychodzi inną drogą, z innym tytułem, a przypominanie o zaległej transzy zabiera czas, który powinien iść na montaż. Link do płatności z opisem etapu porządkuje to bez zmiany sposobu pracy.
Zaliczka na materiały, transze, dopłaty i serwis
- Zaliczka na materiały. Link do płatności z opisem „Pompa ciepła 9 kW, zaliczka na urządzenie” wysyłasz po zaakceptowaniu oferty. Zamówienie składasz po wpłacie.
- Transza za montaż. Gdy sprzęt jest na miejscu, klient dostaje drugi link. Ekipa zaczyna pracę przy opłaconym etapie, a nie przy obietnicy.
- Płatność po odbiorze. Ostatnia transza idzie linkiem w dniu protokołu odbioru. Klient płaci z telefonu, bez czekania na fakturę i przelew.
- Dopłata za prace dodatkowe. Dodatkowy przepust, dłuższa trasa kabla albo większy zbiornik to osobny link z opisem i kwotą, które klient zatwierdził.
- Klienci firmowi. Firma z halą chce fakturę. W planie Firma dokument powstaje po wpłacie i trafia do KSeF.
- Abonament serwisowy. Roczny przegląd pompy ciepła albo instalacji PV, płacony co miesiąc lub co rok, możesz rozliczać w ramach płatności cyklicznych.
Przelew po fakturze, terminal czy link do płatności
Zaliczka przed zamówieniem sprzętu
- Przelew po fakturze
- po przypomnieniu
- Terminal przy kasie
- tylko na miejscu
- Oplac
- link wysłany po ofercie
Płatność BLIK z telefonu
- Przelew po fakturze
- brak
- Terminal przy kasie
- zależy od terminala
- Oplac
- tak, BLIK i karta
Transze etapami
- Przelew po fakturze
- osobne faktury i przelewy
- Terminal przy kasie
- trudne w terenie
- Oplac
- osobny link na każdy etap
Opis etapu w tytule wpłaty
- Przelew po fakturze
- zależy od płacącego
- Terminal przy kasie
- wpisywany ręcznie
- Oplac
- opis zadany w linku
Faktura VAT i KSeF dla firm
- Przelew po fakturze
- w programie do faktur
- Terminal przy kasie
- w programie do faktur
- Oplac
- po wpłacie w planie Firma
Wyceny, harmonogram ekip i kosztorys
- Przelew po fakturze
- poza zakresem
- Terminal przy kasie
- poza zakresem
- Oplac
- brak tych funkcji
Oplac nie jest programem do wycen ani harmonogramowania ekip. Kosztorysy, zamówienia w hurtowni i terminarz montażu masz w swoim systemie lub arkuszu, a Oplac odpowiada za pieniądze. Połączenie z własnym programem jest możliwe przez API i webhooki, jeśli Twój system obsługuje taką integrację.
Od oferty do opłaconego sprzętu i odebranej instalacji
- 01Zakładasz konto Oplac i podłączasz licencjonowanego dostawcę płatności. To on weryfikuje firmę, przyjmuje wpłaty i wypłaca środki.
- 02Ustalasz podział płatności, na przykład zaliczka, montaż i odbiór, oraz zasady zwrotu, a następnie wpisujesz je do umowy.
- 03Po akceptacji oferty wysyłasz link do zaliczki SMS-em, mailem lub w komunikatorze, z opisem urządzenia i adresu inwestycji.
- 04Przy kolejnych etapach wysyłasz następne linki, a status wpłaty widzisz w panelu, zanim ekipa wyjedzie na budowę.
- 05Dla firm wystawiasz fakturę po wpłacie. W planie Firma dokument trafia do KSeF, a przypomnienia o zaległej transzy wychodzą automatycznie.
Zaliczka na materiały a zadatek w umowie o montaż
Zaliczka jest wpłatą na poczet ceny i co do zasady wraca do klienta, gdy umowa nie dojdzie do skutku. Zadatek ma inne skutki prawne i dotyczy sytuacji, gdy umowa wprost tak go nazywa. Przy sprzęcie sprowadzanym na zamówienie zapisz w umowie, czy klient w razie rezygnacji pokrywa koszt zamówionego urządzenia. Spór o znaczenie takich zapisów skonsultuj z prawnikiem. Przy inwestycjach dofinansowanych z programów publicznych sprawdź też, kiedy i jak wypłaca się środki, bo wymagania bywają różne.
Faktury zaliczkowej Oplac osobno nie wystawia. Jeśli potrzebujesz jej dla klienta firmowego, przygotowujesz ją we własnym programie, a datę i kwotę wpłaty bierzesz z panelu.
Pompy ciepła, fotowoltaika, klimatyzacja i instalacje sanitarne
Rozwiązanie pasuje do firm montujących pompy ciepła, fotowoltaikę, magazyny energii, klimatyzację, wentylację i instalacje grzewcze oraz do hydraulików i elektryków z większymi zleceniami. Sprawdza się u wykonawców, którzy kupują drogi sprzęt pod konkretną inwestycję. Mniej sensu ma przy drobnych naprawach za kilkaset złotych, gdy klient i tak płaci BLIK-iem na telefon po wizycie.
Płatności dla firmy instalacyjnej w cenniku Oplac
Start
- Cena netto
- 199 zł/mies. (99 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie w firmie instalacyjnej
- linki do zaliczek i transz, BLIK i karta
Firma
- Cena netto
- 299 zł/mies. (149 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie w firmie instalacyjnej
- Start plus faktury VAT, KSeF, przypomnienia i płatności cykliczne
Skala
- Cena netto
- 999 zł/mies. (499 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie w firmie instalacyjnej
- Firma plus pełne ponawianie nieudanych płatności i uzgadnianie wpłat
Oplac nie dolicza prowizji od wpłat, a opłaty transakcyjne pobiera dostawca płatności według własnego cennika. Szczegóły w cenniku.
Najczęstsze pytania
Wszystkie pytaniaJak pobrać zaliczkę na materiały w firmie instalacyjnej?
Po akceptacji oferty wyślij klientowi link do płatności z kwotą zaliczki na materiały, na przykład pompę ciepła, panele albo falownik. Płaci BLIK-iem lub kartą z telefonu, a zamówienie składasz po wpłacie. Warunki zwrotu zapisz w umowie.
Czy klient może zapłacić BLIK-iem za instalację pompy ciepła lub fotowoltaiki?
Tak, ale limity BLIK zależą od banku i przy kwotach rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych rzadko wystarczą. Zaliczkę i kolejne transze, na przykład za materiały i za montaż, wysyłaj osobnymi linkami, a przy dużej kwocie zaproponuj kartę lub przelew.
Czy Oplac wystawia faktury dla firm za montaż instalacji?
W planie Firma faktura VAT powstaje po wpłacie i trafia do KSeF. Faktury zaliczkowej Oplac osobno nie wystawia, tę przygotowujesz we własnym programie księgowym. Stawkę VAT dla usługi montażu potwierdź z księgowym.
Czy Oplac obsługuje kredyt lub leasing na instalację?
Nie, Oplac przyjmuje wpłaty BLIK-iem i kartą oraz obsługuje faktury i przypomnienia. Finansowanie ratalne, kredyt i leasing załatwia klient u własnego dostawcy, a Ty dostajesz wpłatę z jego strony przelewem lub linkiem.
Ile kosztują płatności dla firmy instalacyjnej?
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT lub 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej, a plan Firma 299 zł netto + 23% VAT lub 149 zł przy płatności rocznej. Dochodzą opłaty dostawcy płatności. Oplac nie dolicza prowizji od wpłat.
Zamawiaj sprzęt dopiero po zaliczce
Załóż konto i utwórz przykładową zaliczkę w trybie testowym. Zobacz, co dostanie klient po kliknięciu w link. W planie Firma dodasz faktury w KSeF i przypomnienia o zaległych transzach.