Jak przyjmować płatności za przeprowadzkę?
Po ustaleniu terminu i zakresu wyślij klientowi link z kwotą zaliczki, zwykle 20 do 30 procent ceny. Resztę wyślij drugim linkiem przed rozładunkiem albo w dniu przeprowadzki. Jeśli praca przedłuży się ponad umowę, wyślij trzeci link na różnicę. Firmom wystaw fakturę po wpłacie.
Ekipa na miejscu, a klient jeszcze nie spakowany ani nie zapłacony
Firma przeprowadzkowa sprzedaje dzień pracy ekipy i samochodu. Jeśli klient odwoła się dzień wcześniej bez wpłaty, ten dzień przepada, a kierowca i tragarze dostają wypłatę tak czy inaczej. Zaliczka na termin zmienia rachunek: klient, który wpłacił kilkaset złotych, rzadziej znika, a Ty masz podstawę, żeby zatrzymać część kwoty zgodnie z regulaminem.
Drugi kłopot to koniec dnia. Kierowca nie jest kasjerem. Gotówka przy rozładunku znaczy liczenie banknotów w klatce schodowej, spory o dodatkowe godziny i brak jakiegokolwiek śladu dla księgowości. Płatność linkiem przed rozładunkiem albo zaraz po nim zamyka sprawę, a kierowca zajmuje się transportem.
Zaliczka, reszta, dopłata za godziny i usługi dodatkowe
- Zaliczka na termin. Link do płatności z opisem „Przeprowadzka 14.06, Poznań do Wrocławia, zaliczka” wysyłasz po wycenie. Do wpłaty termin jest wstępny.
- Reszta przed rozładunkiem. Drugi link wysyłasz w dniu przeprowadzki, gdy ekipa jest w drodze. Klient płaci BLIK-iem, zanim ciężarówka zaparkuje.
- Dopłata za dodatkowe godziny. Jeśli stawka rozlicza czas, a praca się przedłużyła, kolejny link na różnicę zostawia ślad kwoty i powodu.
- Usługi dodatkowe. Pakowanie, demontaż mebli, wniesienie pianina czy magazyn na kilka dni rozliczasz osobnymi linkami z opisem.
- Przeprowadzki biur. Firma chce fakturę. W planie Firma faktura VAT powstaje po wpłacie i trafia do KSeF.
- Stali klienci. Firma, która regularnie przewozi sprzęt między oddziałami, płaci stałą kwotę kartą w ramach płatności cyklicznych.
Gotówka kierowcy, przelew po fakturze czy link do płatności
Zaliczka przed terminem
- Gotówka u kierowcy
- rzadko
- Przelew po fakturze
- po przypomnieniu
- Link Oplac
- link wysłany po wycenie
Płatność BLIK z telefonu
- Gotówka u kierowcy
- brak
- Przelew po fakturze
- brak
- Link Oplac
- tak, BLIK i karta
Dopłata za dodatkowe godziny
- Gotówka u kierowcy
- spór przy rozładunku
- Przelew po fakturze
- kolejna faktura
- Link Oplac
- osobny link z opisem
Ślad wpłaty dla księgowości
- Gotówka u kierowcy
- brak lub kwit
- Przelew po fakturze
- wyciąg bankowy
- Link Oplac
- panel z opisem i statusem
Ryzyko noszenia gotówki przez kierowcę
- Gotówka u kierowcy
- wysokie
- Przelew po fakturze
- brak
- Link Oplac
- brak
Faktura VAT i KSeF dla firm
- Gotówka u kierowcy
- w programie do faktur
- Przelew po fakturze
- w programie do faktur
- Link Oplac
- po wpłacie w planie Firma
Plan tras, ekip i floty pojazdów
- Gotówka u kierowcy
- poza zakresem
- Przelew po fakturze
- poza zakresem
- Link Oplac
- brak tej funkcji
Oplac nie planuje tras ani nie przydziela ekip. Terminarz i kalkulator wycen masz we własnym systemie lub arkuszu, a Oplac obsługuje wyłącznie pieniądze. Jeśli Twoja strona z formularzem wyceny stoi na WordPressie, warto zadbać o opiekę nad stroną WordPress w stałym abonamencie, żeby formularz nie przestał działać w sezonie.
Mieszkanie trzypokojowe krok po kroku
Klient prosi o przeprowadzkę na sobotę, 40 kilometrów, trzy pokoje i piwnica. Wycena to 1 800 zł, zaliczka 500 zł. Wysyłasz link w czwartek po rozmowie, a klient płaci BLIK-iem w ciągu dziesięciu minut. Termin wpisujesz do kalendarza ekipy. W sobotę o 9:00, kiedy ciężarówka jest załadowana, wysyłasz drugi link na 1 300 zł. Po rozładunku okazuje się, że piwnica zajęła godzinę dłużej niż w umowie, więc klient dostaje trzeci link na 150 zł. W panelu masz trzy wpłaty z opisami, a kierowca nie dotknął gotówki.
Liczby w tym przykładzie są ilustracją, nie cennikiem. Twoja zaliczka i stawka za godzinę zależą od regionu, sezonu i zakresu usługi.
Co zapisać w regulaminie przeprowadzki
Link do płatności nie zastąpi umowy. Zapisz w niej wysokość zaliczki i sytuacje, w których ją zatrzymujesz, stawkę za dodatkowy czas, zasady odwołania z wyprzedzeniem oraz odpowiedzialność za uszkodzenia i ich zgłaszanie. Klient powinien zaakceptować regulamin przed wpłatą, najlepiej linkiem w tej samej wiadomości. Zaliczka a zadatek to różne instytucje prawne, o czym piszemy we wpisie o zaliczce online. Przy spornych zapisach skonsultuj się z prawnikiem.
Ile kosztuje przyjmowanie płatności w firmie przeprowadzkowej
Start
- Cena netto
- 199 zł/mies. (99 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie
- linki do zaliczek, reszty i dopłat, BLIK i karta
Firma
- Cena netto
- 299 zł/mies. (149 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie
- Start plus faktury VAT, KSeF, przypomnienia i płatności cykliczne
Skala
- Cena netto
- 999 zł/mies. (499 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie
- Firma plus pełne ponawianie nieudanych płatności
Oplac nie dolicza prowizji od wpłat, a opłaty transakcyjne pobiera dostawca płatności według własnego cennika. Dla firmy z kilkunastoma przeprowadzkami miesięcznie plan Start zwykle wystarcza, a Firma przydaje się przy przeprowadzkach biur i stałych klientach. Pełne limity w cenniku.
Jak pobrać zaliczkę za przeprowadzkę?
Wyślij klientowi link do płatności z kwotą zaliczki zaraz po wycenie, na przykład jednej piątej do jednej trzeciej ceny. Płaci BLIK-iem lub kartą z telefonu, a termin zajmujesz po wpłacie. Zasady zwrotu zapisz w umowie lub regulaminie.
Czy klient może zapłacić za przeprowadzkę BLIK-iem?
Tak, klient może zapłacić BLIK-iem po otwarciu linku do płatności. Link wysyłasz SMS-em, mailem lub w komunikatorze, a płatność zatwierdza w aplikacji banku. Limity BLIK zależą od banku, więc przy dużych kwotach zaproponuj kartę albo rozbij opłatę na zaliczkę i resztę.
Czy firma przeprowadzkowa może rozliczać dodatkowe godziny linkiem?
Tak, wystarczy wysłać kolejny link z kwotą różnicy i opisem, na przykład „dodatkowa godzina pracy ekipy”. Klient płaci, zanim ekipa skończy, a Ty masz ślad kwoty i powodu. Stawkę za dodatkowy czas zapisz w umowie przed przeprowadzką.
Czy Oplac wystawia faktury za przeprowadzki biur?
W planie Firma faktura VAT powstaje po wpłacie i trafia do KSeF. Faktury zaliczkowej Oplac osobno nie wystawia, tę przygotowujesz we własnym programie księgowym. Stawkę VAT i sposób dokumentowania usługi potwierdź z księgowym.
Ile kosztuje przyjmowanie płatności w firmie przeprowadzkowej?
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT lub 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej, a plan Firma 299 zł netto + 23% VAT lub 149 zł przy płatności rocznej. Dochodzą opłaty dostawcy płatności. Oplac nie dolicza prowizji od wpłat.