Jak rozliczać abonament serwisowy w firmie IT?
Podpisz umowę z kwotą miesięczną i pakietem godzin, a klient zatwierdza kartę lub BLIK cykliczny. Opłata pobiera się sama w stałym dniu miesiąca. Godziny ponad pakiet rozliczasz osobnym linkiem do płatności z opisem zgłoszenia. Firmom wystaw fakturę po wpłacie.
Faktura wysłana 5 dnia, przelew przychodzi 25 dnia
Małe firmy IT, które utrzymują sieć, serwery, pocztę i komputery kilkunastu klientów, żyją z abonamentów. Praca jest wykonana na bieżąco, a pieniądze przychodzą z opóźnieniem, bo klient czeka na fakturę, księgowa czeka na akceptację, a przelew czeka na koniec miesiąca. Jedna zaległość to kilka tysięcy złotych, ale dziesięć naraz to już problem z wypłatą dla zespołu.
Drugi kłopot to godziny ponad pakiet. Administrator spędza dodatkowe dwa dni na migracji poczty, a rozliczenie trafia do faktury zbiorczej, którą klient kwestionuje po trzech miesiącach. Rozliczenie od razu po zamknięciu zgłoszenia, z opisem i kwotą, skraca te rozmowy do jednej wiadomości.
Abonament, pakiet godzin, dopłaty i wdrożenia
- Abonament miesięczny. Stała kwota za opiekę nad infrastrukturą pobierana jako płatność cykliczna kartą albo BLIK-iem. Klient zgadza się raz, a Ty nie wysyłasz co miesiąc przypomnień.
- Pakiet godzin. Abonament obejmuje określoną liczbę godzin, na przykład 8 miesięcznie. Zużycie śledzisz w swoim systemie zgłoszeń, a Oplac pobiera samą opłatę.
- Godziny ponad pakiet. Link do płatności z opisem „Migracja poczty, 12 godzin” wysyłasz po zamknięciu zgłoszenia.
- Wdrożenia i projekty. Zakup sprzętu, instalacja sieci albo wdrożenie serwera to zaliczka przed zamówieniem i płatność po odbiorze, tak jak w zaliczce online.
- Nieudana płatność. Karta wygasła albo brakuje środków. Klient dostaje wiadomość z linkiem do aktualizacji, a w panelu widać zaległość.
- Klienci firmowi. Firma chce fakturę. W planie Firma dokument powstaje po wpłacie i trafia do KSeF.
Jeśli klient potrzebuje tylko aktualizacji i kopii zapasowych strony, a nie pełnej obsługi IT, możesz mu polecić opiekę nad WordPressem w stałym abonamencie, zamiast rozbudowywać własną ofertę o usługę, która nie jest Twoim rdzeniem.
Przelew po fakturze, polecenie zapłaty czy płatność cykliczna z Oplac
Opłata pobierana bez działania klienta
- Przelew po fakturze
- nie
- Polecenie zapłaty
- tak, po umowie z bankiem
- Płatność cykliczna Oplac
- tak, po zatwierdzeniu karty lub BLIK-a
Szybkość startu
- Przelew po fakturze
- od razu
- Polecenie zapłaty
- zwykle wymaga formalności
- Płatność cykliczna Oplac
- link do konfiguracji i pierwsza płatność
Przypomnienie przy nieudanej płatności
- Przelew po fakturze
- ręczne
- Polecenie zapłaty
- zależy od banku
- Płatność cykliczna Oplac
- automatyczne w planie Firma
Dopłata za godziny ponad pakiet
- Przelew po fakturze
- w fakturze zbiorczej
- Polecenie zapłaty
- poza umową
- Płatność cykliczna Oplac
- osobny link z opisem
Płatność BLIK z telefonu
- Przelew po fakturze
- brak
- Polecenie zapłaty
- brak
- Płatność cykliczna Oplac
- tak, BLIK i karta
Faktura VAT i KSeF
- Przelew po fakturze
- w programie do faktur
- Polecenie zapłaty
- w programie do faktur
- Płatność cykliczna Oplac
- po wpłacie w planie Firma
Zgłoszenia, czas pracy i monitoring
- Przelew po fakturze
- poza zakresem
- Polecenie zapłaty
- poza zakresem
- Płatność cykliczna Oplac
- brak tych funkcji
Oplac nie jest systemem helpdesk ani rejestrem czasu pracy. To warstwa płatności, która pasuje do tego, co już masz.
Firma IT z piętnastoma klientami na abonamentach
Firma opiekuje się piętnastoma biurami, po 900 do 2 500 zł miesięcznie. Każdy klient przy podpisaniu umowy zatwierdza kartę. Pierwszego dnia miesiąca pobierane jest piętnaście płatności, a przy dwóch nieudanych system wysyła przypomnienie z linkiem. Dodatkowe godziny jednego klienta za migrację poczty trafiają do osobnego linku na 3 600 zł. W planie Firma po wpłatach powstają dokumenty sprzedaży do KSeF.
Liczby są ilustracją, nie cennikiem. Wysokość abonamentu zależy od zakresu usług i liczby stanowisk.
Co zapisać w umowie serwisowej przy płatności automatycznej
Płatność cykliczna wymaga wyraźnej zgody klienta na pobieranie opłat. Zapisz w umowie kwotę, dzień pobrania, zasady waloryzacji, okres wypowiedzenia, konsekwencje zaległości, na przykład wstrzymanie zgłoszeń niekrytycznych, oraz cennik godzin ponad pakiet. Klient powinien wiedzieć, jak zmienić kartę i jak zrezygnować. Szczegóły skonsultuj z prawnikiem.
Ile kosztuje przyjmowanie płatności w firmie IT
Start
- Cena netto
- 199 zł/mies. (99 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie
- linki do dopłat i zaliczek, BLIK i karta
Firma
- Cena netto
- 299 zł/mies. (149 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie
- Start plus płatności cykliczne, faktury VAT, KSeF i przypomnienia
Skala
- Cena netto
- 999 zł/mies. (499 zł/mies. rocznie)
- Zastosowanie
- Firma plus pełne ponawianie nieudanych płatności
Oplac nie dolicza prowizji od wpłat, a opłaty transakcyjne pobiera dostawca płatności według własnego cennika. Przy abonamentach firma IT potrzebuje zwykle planu Firma, bo to w nim działają płatności cykliczne. Szczegóły w cenniku.
Jak firma IT może pobierać opłatę za abonament serwisowy?
Najprościej płatnością cykliczną kartą lub BLIK-iem, ustawioną raz przy podpisaniu umowy. Płatność pobiera się co miesiąc sama, a przy nieudanej próbie klient dostaje przypomnienie z linkiem. Dla firm co miesiąc powstaje faktura VAT, która w planie Firma trafia do KSeF.
Jak rozliczać dodatkowe godziny wsparcia ponad abonament?
Po zamknięciu zgłoszenia wyślij klientowi osobny link do płatności z opisem, na przykład „12 godzin wsparcia, wdrożenie poczty”. Klient płaci BLIK-iem lub kartą, a w panelu widzisz status. Dzięki temu dopłata nie ginie w fakturze zbiorczej na koniec kwartału.
Czy Oplac wystawia faktury dla klientów firmy IT?
W planie Firma faktura VAT powstaje po wpłacie i trafia do KSeF. Faktury zaliczkowej Oplac osobno nie wystawia, tę przygotowujesz we własnym programie księgowym. Stawkę VAT dla usług informatycznych potwierdź z księgowym.
Czy Oplac zastępuje system do zgłoszeń i czasu pracy?
Nie. Zgłoszenia, rejestr godzin i monitoring prowadzisz w swoim systemie. Oplac odpowiada wyłącznie za pieniądze: link do wpłaty, płatność cykliczną, status, przypomnienia i dokument sprzedaży. Dane o godzinach możesz przekazać przez API i webhooki, jeśli system to obsługuje.
Ile kosztują płatności dla firmy IT?
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT lub 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej, a plan Firma 299 zł netto + 23% VAT lub 149 zł przy płatności rocznej. Dochodzą opłaty dostawcy płatności. Oplac nie dolicza prowizji od wpłat.